skip to main content

POWIADOMIENIE DOTYCZĄCE INFORMACJI REKRUTACYJNYCH

Aktualizacja: 24.05.2018

W niniejszym powiadomieniu wyjaśniono, w jaki sposób firma Cargill wykorzystuje dane osobowe osób ubiegających się o pracę. Dane te określamy jako „informacje rekrutacyjne”. Osoby zainteresowane mają określone prawa odnoszące się do informacji rekrutacyjnych. W niniejszym powiadomieniu podsumowano, na czym one polegają.

Niniejsze powiadomienie ma zastosowanie do podań składanych za pośrednictwem witryny rekrutacyjnej firmy Cargill, w tym w systemie o nazwie Taleo, stron trzecich, takich jak agencje rekrutacyjne, komisji rekrutacyjnych i innych metod, takich jak poczta i poczta e-mail.

1. JAKIE INFORMACJE REKRUTACYJNE GROMADZI FIRMA CARGILL?

Firma Cargill gromadzi w procesie rekrutacji tylko te informacje rekrutacyjne, które są niezbędne do oceny kandydata na stanowisko, o które się ubiega.  Obejmują one następujące kategorie:

  • Informacje z podania o pracę: dotyczą one tożsamości kandydata i pomagają uzyskać obraz jego możliwości oraz przydatności na określonych stanowiskach. Informacje tego typu mogą obejmować imię i nazwisko, dane kontaktowe, aktualną firmę, informacje zawarte w CV/życiorysie (np. kwalifikacje zawodowe, wcześniejsza historia zatrudnienia oraz osobiste zainteresowania i doświadczenia), informacje zawarte na kontach w mediach społecznościowych lub na osobistych stronach internetowych lub kontach (np. LinkedIn lub Twitter), informacje na temat rodzaju pracy i realizowanych projektów oraz wszelkie inne informacje, które kandydaci chcą nam przekazać w podaniu o pracę.
  • Informacje dotyczące procesu rekrutacji: są to informacje zebrane w wyniku procesu rekrutacji, takie jak wyniki uzyskane w ośrodkach oceny lub podczas rozmowy kwalifikacyjnej oraz informacje przekazane przez osoby polecające.
  • Informacje o przyszłych możliwościach: są to informacje zbierane w celu kontaktowania się z kandydatem w sprawie przyszłych ofert pracy w firmie Cargill, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, lokalizacja, obszar specjalizacji i rodzaj stanowiska, którym kandydat jest zainteresowany.
  • Informacje w witrynie rekrutacyjnej: są to informacje związane z korzystaniem przez kandydata z witryny rekrutacyjnej firmy Cargill, takie jak adres IP. Informacje te mogą być gromadzone przy użyciu plików cookie i podobnych technologii. Więcej informacji na temat sposobów korzystania przez firmę Cargill z plików cookie i podobnych technologii można znaleźć wInformacji dotyczącej ochrony prywatności w Internecie firmy Cargill.
  • Dane osobowe dotyczące wyroków karnych lub informacje medyczne będą poszukiwane tylko wtedy, gdy zezwala na to obowiązujące prawo.

Firma Cargill zazwyczaj otrzymuje informacje rekrutacyjne (a) bezpośrednio od kandydata (np. gdy podaje on informacje w podaniu o pracę lub w trakcie procesu rekrutacji) lub (b) od osób trzecich (np. od agencji rekrutacyjnych). Firma Cargill wskaże, czy wymagane informacje są obowiązkowe czy opcjonalne. Firma Cargill wyjaśni również konsekwencje decyzji o nieprzekazaniu informacji, które zostały określone jako obowiązkowe. W niektórych okolicznościach może to oznaczać, że firma Cargill nie będzie w stanie przetworzyć podania o pracę. 

2. CO FIRMA CARGILL BĘDZIE ROBIĆ Z INFORMACJAMI REKRUTACYJNYMI?

Główne cele, dla których firma Cargill wykorzystuje informacje rekrutacyjne, to:

  • Obsługa i przetwarzanie podań o pracę, na przykład w celu umożliwienia firmie Cargill oceny zdolności do spełniania wymogów stanowiska, sporządzenia krótkiej listy kandydatów oraz weryfikacji referencji i kwalifikacji zawodowych kandydatów.
  • Usprawnienie procesu składania wniosków o pracę w firmie Cargill, na przykład w celu zapewnienia, by witryna rekrutacyjna była łatwa w obsłudze oraz zawierała odpowiednie i pomocne informacje.
  • Zarządzanie bezpieczeństwem, na przykład w celu zapewnienia bezpieczeństwa obiektów, majątku, informacji, pracowników i innego personelu firmy Cargill.
  • Zgodność z przepisami i regulacjami, na przykład zgodność z przepisami BHP, wymogami bezpieczeństwa i innymi zobowiązaniami prawnymi lub podatkowymi lub w związku z postępowaniem sądowym, dochodzeniem lub audytem wewnętrznym, jak również monitorowanie przestrzegania zasady równych szans.

Firma Cargill może weryfikować podane przez kandydatów informacje rekrutacyjne i/lub zbierać ich dane osobowe ze źródeł zewnętrznych, aby usprawnić „kontrole przed zatrudnieniem”. W takim przypadku:

  • Kandydat zostanie z wyprzedzeniem poinformowany, które aspekty informacji rekrutacyjnych zostaną zweryfikowane, m.in. w jaki sposób zostaną przeprowadzone kontrole przed zatrudnieniem; oraz
  • informacje na temat wyroków karnych (jeśli są gromadzone) lub informacje medyczne będą gromadzone tylko z oficjalnych uprawnionych źródeł, zgodnie z odpowiednimi przepisami.

Firma Cargill może również wymagać od kandydata wykonania testów na obecność narkotyków i alkoholu przed podjęciem pracy, zgodnie z odpowiednimi przepisami.

Firma Cargill będzie przetwarzać informacje rekrutacyjne tylko wtedy, gdy będzie miała do tego podstawę prawną. Ogólnie rzecz biorąc, firma Cargill będzie przetwarzać informacje rekrutacyjne, aby móc łatwiej podjąć decyzję o nawiązaniu z kandydatem stosunku pracy lub zawarcia umowy o pracę. W innych przypadkach firma Cargill będzie przetwarzać informacje rekrutacyjne, ponieważ kandydat wyraził na to zgodę. W takim przypadku może on wycofać taką zgodę w dowolnym momencie.

Firma Cargill może również przetwarzać informacje rekrutacyjne w celu wywiązania się ze swoich zobowiązań prawnych lub dlatego, że leży to w jej uzasadnionym interesie biznesowym (np. gdy konieczne jest szczegółowe poznanie kandydatów, aby firma Cargill mogła przeprowadzić skuteczny proces rekrutacji).

Firma Cargill może przetwarzać dane osobowe odnoszące się do płci, rasy, pochodzenia etnicznego oraz zdrowia fizycznego lub psychicznego, jeśli jest to wymagane przez lokalne przepisy i/lub konieczne do określenia lub kontrolowania istnienia lub braku równości szans lub traktowania.

3. ZASADY POUFNOŚCI DANYCH W FIRMIE CARGILL

W odniesieniu do informacji rekrutacyjnych firma Cargill przestrzega następujących zasad:

  • Przetwarzamy je uczciwie i zgodnie z prawem.
  • Przetwarzamy je w określonym uzasadnionym celu biznesowym i nie przetwarzamy ich w sposób niezgodny z tym celem.
  • Wykorzystujemy informacje rekrutacyjne, które są odpowiednie, dostosowane i wystarczające do realizacji celu, w którym są przetwarzane.
  • Dbamy o to, aby dane były precyzyjne i aktualne (odpowiednio do potrzeb).
  • Przechowujemy je w postaci umożliwiającej identyfikację nie dłużej niż wymaga tego cel, w którym zostały zgromadzone.
  • Za pomocą odpowiednich zabezpieczeń organizacyjnych i technologicznych chronimy je przed przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieupoważnionym ujawnieniem lub udostępnieniem.
  • Przetwarzamy je zgodnie z prawami jednostki.

4. KOMU UJAWNIANE SĄ INFORMACJE REKRUTACYJNE?

(a) W obrębie firmy Cargill

Firma Cargill ogranicza dostęp do informacji rekrutacyjnych do osób w obrębie firmy, które mają „potrzebę poznania” tych informacji. Na przykład niektóre osoby w firmie Cargill będą miały dostęp do informacji rekrutacyjnych w celu rozpatrzenia podania o pracę i zarządzania procesem rekrutacji (mogą to być osoby wchodzące w skład zespołu ds. pozyskiwania talentów w firmie Cargill oraz osoby, którym kandydat będzie podlegał w przypadku pozytywnego rozpatrzenia jego podania). Ponieważ jesteśmy firmą globalną prowadzącą działalność w wielu krajach, może wystąpić wiele sytuacji, w których ta „potrzeba poznania” będzie wymagać przesyłania informacji do firmy Cargill w innych krajach, także tych, które mogą nie zapewniać prawnej ochrony danych osobowych na takim samym poziomie.

Firma Cargill wdrożyła mechanizm prawny określany jako „wiążące reguły korporacyjne” celem zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń służących do ochrony informacji rekrutacyjnych z krajów EOG w trakcie przesyłania ich do innej spółki firmy Cargill.

(b) Poza firmą Cargill

Firma Cargill udostępnia informacje rekrutacyjne upoważnionym usługodawcom zewnętrznym w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji i zarządzania nim. Na przykład firma Cargill może udostępniać informacje rekrutacyjne takim usługodawcom w celu przeprowadzenia kontroli i weryfikacji podania o pracę oraz przekazanych informacji. Obejmuje to weryfikację kwalifikacji akademickich i zawodowych.

Należy wziąć pod uwagę, że niektórzy nasi usługodawcy zewnętrzni mogą być członkami inicjatywy EU-US Privacy Shield (zob. https://www.privacyshield.gov/list). W ramach praktyki firma Cargill wymaga od swoich usługodawców zewnętrznych wdrożenia innych metod zapewniania odpowiednich zabezpieczeń w odniesieniu do danych osobowych przesyłanych z krajów EOG, jeśli ma to zastosowanie.

Poza usługodawcami zewnętrznymi firma Cargill zasadniczo ujawni informacje rekrutacyjne podmiotom innym niż firma Cargill i jej usługodawcy tylko:

  • jeśli jest to wymagane przez prawo;
  • w odpowiedzi na uprawniony wniosek o pomoc wystosowany przez policję lub inny organ egzekwowania prawa; i/lub
  • w celu starania się o pomoc prawną świadczoną przez zewnętrznych prawników firmy Cargill lub w związku z postępowaniem sądowym ze stroną trzecią.

5. JAK DŁUGO FIRMA CARGILL BĘDZIE PRZECHOWYWAĆ INFORMACJE REKRUTACYJNE?

Firma Cargill przechowuje informacje rekrutacyjne zgodnie z naszymi wewnętrznymi zasadami i procedurami dotyczącymi przechowywania. W przypadku odrzucenia podania o pracę w firmie Cargill (lub nieprzyjęcia propozycji stanowiska przez kandydata) firma Cargill będzie przechowywać informacje rekrutacyjne przez okres nie dłuższy niż jest to konieczne w danym procesie rekrutacji, chyba że kandydat wyrazi zgodę na inny okres, aby umożliwić firmie Cargill przechowywanie informacji rekrutacyjnych w dokumentacji, co umożliwi nam ponowne skontaktowanie się z kandydatem w przypadku pojawienia się innego odpowiedniego stanowiska.

6. GDZIE FIRMA CARGILL PRZECHOWUJE INFORMACJE REKRUTACYJNE?

Informacje rekrutacyjne mogą być przekazywane i przechowywane w miejscu przeznaczenia poza krajem pochodzenia (w tym, w przypadku osób ubiegających się o pracę na terenie EOG, poza EOG) w krajach, w których obowiązują mniej rygorystyczne przepisy o ochronie danych osobowych lub gdzie nie obowiązują żadne tego rodzaju przepisy. Mogą one być również przetwarzane przez pracowników lub naszych dostawców w innych jurysdykcjach, w których również obowiązują mniej rygorystyczne przepisy o ochronie danych osobowych lub gdzie nie obowiązują żadne tego rodzaju przepisy.

W każdym przypadku przekazywania informacji rekrutacyjnych kandydatów firma Cargill podejmie wymagane prawem kroki w celu zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń chroniących informacje rekrutacyjne kandydatów oraz zapewnienia, że są one traktowane w sposób bezpieczny i zgodny z niniejszym powiadomieniem. Jeśli kandydat znajduje się na terenie EOG, może skontaktować się z nami w celu uzyskania kopii zabezpieczeń wprowadzonych przez firmę Cargill w celu ochrony informacji rekrutacyjnych i prawa do prywatności w takich okolicznościach.

7. EGZEKWOWANIE PRAW

Kandydat może mieć prawo do żądania dostępu, sprostowania lub usunięcia informacji rekrutacyjnych przechowywanych przez firmę Cargill na jego temat. Kandydat może mieć również prawo do sprzeciwienia się niektórym rodzajom przetwarzania swoich informacji rekrutacyjnych lub ograniczenia ich oraz zażądania otrzymania nadającej się do odczytu maszynowego kopii informacji rekrutacyjnych, które nam dostarczył.

Każdy wniosek o skorzystanie z jednego z tych praw będzie przez nas rozpatrywany indywidualnie. Mogą zaistnieć okoliczności, w których firma Cargill nie będzie prawnie zobowiązana do spełnienia prośby kandydata z powodu odpowiednich wyłączeń prawnych przewidzianych w obowiązujących przepisach o ochronie danych osobowych.

Jeśli kandydat zauważy błąd w swoim podaniu o pracę, który będzie chciał poprawić, lub jeśli będzie chciał uzyskać więcej informacji o jakichkolwiek sprawach związanych z niniejszym powiadomieniem, powinien skontaktować się z globalnym działem prywatności (Global Privacy Office) pod adresem[email protected] lub

Globalny dział ds. danych osobowych
[email protected]
Dział nadzoru, ryzyka i kontroli dot. technologii
9320 Excelsior Blvd
Hopkins MN 55343
USA

W razie jakichkolwiek wątpliwości dotyczących sposobu postępowania przez firmę Cargill z informacjami rekrutacyjnymi należy w pierwszej kolejności skontaktować się z nami. Jeśli kandydat nadal będzie niezadowolony, może złożyć skargę do krajowego organu ochrony danych.