Lập hóa đơn - APAC - Việt Nam

Tổng quát

Chúng tôi coi trọng mối quan hệ đối tác với các nhà cung cấp của mình và cam kết đơn giản hóa quy trình làm việc với Cargill. Chúng tôi hiểu tầm quan trọng của việc thanh toán kịp thời cho các nhà cung cấp, vì vậy chúng tôi mong bạn xem kỹ hướng dẫn về cách tạo và gửi hóa đơn để tránh bất kỳ sai sót nào có thể dẫn đến chậm trễ thanh toán.       

LƯU Ý ARIBA NETWORK : Một số nội dung cụ thể trong phần này có thể không áp dụng cho các Giao dịch thông qua Cargill Ariba Network (AN). Vui lòng tham khảo phần Hiểu biết về Ariba tại Cổng thông tin dành cho Nhà cung cấp để biết thêm thông tin.

Gửi hóa đơn và thông tin liên quan đến thanh toán

Địa chỉ email liên hệ vấn đề thanh toán: VN_AP@cargill.com

Địa chỉ email nhận hóa đơn điện tử (e-invoice) : Finance_Vietnam_Prtp_Exp@cargill.com

Số điện thoại liên hệ vấn đề thanh toán: 1800400130 (miễn cước cuộc gọi)

Thông tin gửi bộ chứng từ gốc:

Công ty TNHH Cargill Viet Nam

Bộ phận nhận chứng từ thanh toán

Lầu 11, Tòa nhà Maple Tree, Số 1060 Nguyễn Văn Linh, P Tân Phong , Quận 7, TPHCM.

Số điện thoại liên hệ nhận thư: 028-5416 1532

Invoice Status

Đối với các hóa đơn liên quan đến Ariba, hãy kiểm tra tình trạng xử lý hóa đơn thông qua Ariba.

Mọi hóa đơn khác vui lòng liên hệ VN_AP @ Cargill.com. Bạn sẽ nhận được phản hồi từ Bộ phận quan hệ với Nhà cung cấp trong thời hạn ba ngày làm việc.  

LƯU Ý PHÁP LÝ/THUẾ: Thông tin trong phần này không nhằm cung cấp hướng dẫn về các yêu cầu Pháp lý / Thuế. Việc hiểu và tuân thủ các yêu cầu về Pháp lý / Thuế vẫn là trách nhiệm của các nhà cung cấp. Chúng tôi cũng chưa có danh sách đầy đủ các yêu cầu khi thực hiện giao dịch với Cargill. Có thể có các yêu cầu khác dành riêng cho giao dịch của bạn.

 

Yêu cầu về Nội dung Hóa đơns

Những thông tin dưới đây là bắt buộc trên tất cả các hóa đơn nhằm đảm bảo việc xử lý thanh toán đúng hạn và tránh việc kiểm tra thủ công.

• Tất cả các hóa đơn cần có:

• Số PO của Cargill, nếu có; Mỗi hóa đơn chỉ có thể tham chiếu MỘT đơn đặt hàng. (Xem Đơn đặt hàng để biết thêm thông tin về PO và các yêu cầu xác nhận PO.)    

• Tên doanh nghiệp Cargill

• Địa chỉ nhận hàng của Cargill

• Thông tin chuyển tiền của Nhà cung cấp

• Tên và địa chỉ của nhà cung cấp (phải khớp với tên và địa chỉ trên PO)

• Số & Ngày hóa đơn của nhà cung cấp

• Số dòng hàng hóa

• Mô tả chi tiết hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm cả Cargill Material #, nếu có

• Số lượng

• Đơn vị tính (phải phù hợp với PO nếu có)

• Giá

• Tiền tệ (phải khớp với PO nếu có)

• Thuế, nếu có

• Tổng số tiền và Thành tiền bằng chữ.

• Tên liên hệ Cargill

Định dạng hóa đơn và yêu cầu gửi

• Hóa đơn phải được gửi đến bộ phận kế toán của Cargill.

• Hóa đơn bản gốc

• Không có thông tin viết tay hoặc không đọc được

• Tiêu đề không được đổ bóng

Đây là  HÓA ĐƠN MẪU  Cargill cung cấp, bạn có thể sử dụng để cập nhật hệ thống hoặc để tạo hóa đơn cho Cargill. Ngoài ra là tài liệu liên quan đến hóa đơn "tốt và xấu".

 

Nơi gửi hóa đơn

Cargill không chấp nhận bất kỳ hóa đơn nào được gửi qua fax. Trừ khi bạn được hướng dẫn cách khác, hầu hết các hóa đơn phải được gửi bản cứng đến bộ phận kế toán của Cargill, vui lòng liên hệ với người liên hệ Cargill để nhận được hướng dẫn. Thông tin ở Cổng thông tin hỗ trợ Nhà cung cấp là hướng dẫn chung, nếu có bất kì hướng dẫn cụ thể nào về hóa đơn từ Cargill, vui lòng thực hiện theo. 

Xem danh sách liên hệ ở cuối trang này để biết thêm các cách liên hệ với chúng tôi. 

• Nếu giao dịch nằm trong Ariba Network. Giao dịch thông qua AN phải được hoàn thành thông qua AN (bao gồm cả việc lập hóa đơn nếu có) để Cargill thanh toán các giao dịch. 

LƯU Ý: Một hóa đơn cho 1 đơn hàng không được gửi nhiều lần nếu không nhận được hướng dẫn cụ thể từ người liên hệ tại Cargill, vì các thủ tục kiểm soát của chúng tôi có thể dẫn đến việc thanh toán bị chậm trễ. 

Các lỗi thường gặp nhất mà chúng tôi thấy liên quan đến việc gửi hóa đơn của nhà cung cấp

1. Không có tham chiếu đến hoặc không chính xác PO # của Cargill

2. Hóa đơn được gửi đến địa điểm không chính xác

LƯU Ý : Nếu bạn không chắc chắn về cách thức, nếu, hoặc nơi bạn gửi hóa đơn cho Cargill, vui lòng tham khảo hướng dẫn từ PO hoặc với người liên hệ tại Cargill hoặc người mua hàng.

Xem phần Đơn đặt hàng để biết thêm thông tin về PO. 

Đánh giá Cổng thông tin dành cho Nhà cung cấp

Các câu hỏi hoặc thắc mắc có thể được giải đáp thông qua cổng thông tin dành cho Nhà cung cấp. Truy cập vào website của chúng tôi để tìm hiểu về các yêu cầu và thắc mắc chung. Chúng tôi khuyến khích các nhà cung cấp truy cập vào cổng thông tin dành cho Nhà cung cấp thường xuyên, đặc biệt là phần Thông báo, để nắm bắt các thay đổi đối với quy trình và chính sách.

Tiếp cận người mua hàng:

Trên mỗi PO đều thể hiện Thông tin liên hệ người mua hàng của Cargill hoặc thông tin này sẽ được thể hiện thông qua email đấu thầu, báo giá... Nhà cung cấp nên trực tiếp gửi xác nhận, câu hỏi hoặc thông tin liên quan đến PO hoặc sự kiện đấu thầu, báo giá cụ thể cho người liên hệ của Cargill được thể hiện trên PO.

LƯU Ý: Người mua hàng sẽ không trả lời các câu hỏi liên quan đến các khoản thanh toán quá hạn hoặc các khoản thanh toán từ Cargill; những thắc mắc đó nên được chuyển đến Bộ phận quan hệ Nhà cung cấp (xem bên dưới). 

Bạn vẫn gặp sự cố? Liên hệ với Bộ phận quan hệ Nhà cung cấp

Liên hệ với Bộ phận quan hệ nhà cung cấp bằng cách gửi email tới VN_AP@cargill.com nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến:     

• Các vấn đề về thanh toán quá hạn

• Yêu cầu hoặc thắc mắc về thông báo chuyển tiền

• Yêu cầu chung

Đối với các yêu cầu cập nhật thông tin công ty, bao gồm địa chỉ, người liên hệ hoặc thông tin ngân hàng - Việc này do Bộ phận ESS hỗ trợ kế toán VN_AP@cargill.com xử lý 

Những thông tin tôi nhận được khi liên hệ với Bộ phận quan hệ nhà cung cấp?

• Bạn sẽ nhận được một email xác nhận rằng chúng tôi đã nhận được yêu cầu của bạn. Nếu bạn không nhận được phản hồi này, vui lòng xác minh rằng bạn đã gửi email đến đúng địa chỉ email . 

• Vui lòng trả lời phản hồi từ Bộ phận Quan hệ nhà cung cấp cho bất kỳ thông tin liên lạc tiếp theo. KHÔNG thay đổi dòng tiêu đề hoặc địa chỉ email. Điều này sẽ đảm bảo rằng các yêu cầu trùng lặp không được tạo cho cùng một vấn đề. Nó cũng sẽ đảm bảo rằng câu trả lời của bạn chuyển đến đúng nhân viên đang làm việc với yêu cầu xử lý của bạn vé và đưa ra giải pháp nhanh chóng.

Hướng dẫn chung để gửi yêu cầu đến Bộ phận Quan hệ nhà cung cấp

• Gửi câu hỏi của bạn qua email! Cargill ưu tiên phương thức liên lạc thông qua email. Vui lòng không gọi trực tiếp cho Bộ phận Quan hệ nhà cung cấp trừ khi bạn được hướng dẫn cụ thể để làm như vậy.  

• Mỗi yêu cầu là một câu hỏi. Ví dụ: không gửi yêu cầu thanh toán quá hạn với thông báo địa chỉ mới. Tương tự, mỗi doanh nghiệp mà bạn hộ trợ vui lòng gửi riêng yêu cầu.

• Cung cấp cho chúng tôi càng nhiều thông tin càng tốt. Điền TẤT CẢ thông tin trong email điền sẵn và đính kèm tất cả các tài liệu hỗ trợ.

• Đọc các phản hồi bạn nhận được từ bộ phận Quan hệ nhà cung cấp và làm theo hướng dẫn. Nếu thông tin được yêu cầu từ Bộ phận quan hệ nhà cung cấp, vui lòng gửi lại thông tin đó đính kèm vào chuỗi email yêu cầu theo hướng dẫn (không gửi thông tin được yêu cầu qua chuỗi email mới).

• Quản lý các yêu cầu của riêng bạn. Bạn không nên để Nhân viên của Cargill thay mặt gửi yêu cầu.

• Tránh CC các địa chỉ email khác vào yêu cầu của bạn trừ khi Bộ phận quan hệ nhà cung cấp yêu cầu cụ thể bạn làm như vậy. Bộ phận Quan hệ Nhà cung cấp sẽ chỉ trả lời email của nhà cung cấp đã gửi yêu cầu. 

• Vui lòng không CC email của bộ phận quan hệ Nhà cung cấp nếu yêu cầu của bạn là dành cho bộ phận Quan hệ Nhà cung cấp . Địa chỉ email của Bộ phận Quan hệ nhà cung cấp phải nằm trong trường “TO”. 

• Gửi mỗi câu hỏi một lần, sử dụng cùng một chuỗi email để liên lạc qua lại. Các email mới tạo ra sự trùng lặp có thể gây nhầm lẫn và sẽ tạo ra thêm công việc cho Bộ phận Quan hệ với nhà cung cấp và có thể gây chậm trễ trong việc họ phản hồi với bạn. 

• Vui lòng không chuyển tiếp các thư Tiếp thị / Khuyến mại .

 Hướng dẫn chung khi gửi yêu cầu về thanh toán quá hạn

• Bao gồm các bản sao hóa đơn hoặc tài liệu liên quan (Ví dụ: phiếu giao hàng, vận đơn hoặc thông báo chuyển tiền, nếu có) để Bộ phận Quan hệ với nhà cung cấp có thể phản hồi yêu cầu một cách hiệu quả.

• Lưu ý Bộ phận Quan hệ với nhà cung cấp chỉ xem xét các số dư quá hạn. Quá hạn được xác định bởi  điều khoản thanh toán trên PO hoặc thỏa thuận mua hàng trừ khi người liên hệ của bạn tại Cargill xác nhận khác. Các yêu cầu thanh toán cho các khoản thanh toán chưa đến hạn sẽ bị từ chối trả lại cho nhà cung cấp.

Hướng dẫn gửi câu hỏi về chênh lệch thanh toán / tín dụng

Nếu phản hồi từ Bộ phận Quan hệ nhà cung cấp cho thấy một khoản thanh toán đã được thực hiện và bạn cần giải thích rõ về khoản chênh lệch, hãy trả lời Bộ phận Quan hệ nhà cung cấp kèm theo yêu cầu tính toán khoản chênh lệch để bạn có thể áp dụng khoản thanh toán một cách chính xác và xóa khoản chênh lệch theo yêu cầu.

Hướng dẫn cho các thắc mắc liên quan đến thông báo chuyển tiền hoặc ứng dụng thanh toán

Khi yêu cầu thông báo chuyển tiền hoặc thông tin đăng ký thanh toán, vui lòng cung cấp:

• Số thanh toán Cargill

• Ngày

• Số tiền

Nếu Cargill cần thêm bất kì thông tin nào liên quan đến thông báo chuyển tiền, vui lòng cung cấp bản sao của thông báo chuyển tiền cho chúng tôi để tham khảo.

Hướng dẫn gửi báo cáo đối chiếu công nợ cho Cargill

• Biên  bản đối chiếu công nợ  được tạo tự động phải được chuyển đến VN_AP@cargill.com hoặc do nhà cung cấp gửi trực tiếp cho bộ phận kế toán của Cargill.  

• Biên bản đối chiếu công nợ phải bao gồm các thông tin sau:

  • Số hóa đơn (nếu có)

  • Ngày

  • Số tiền

  • Đơn đặt hàng của Cargill

  • Nhà máy Cargill

LƯU Ý: Bộ phận Quan hệ với nhà cung cấp chỉ xem xét số dư quá hạn. Thanh toán Quá hạn được xác định bởi các điều khoản thanh toán trên PO hoặc thỏa thuận mua hàng trừ khi người liên hệ của bạn tại Cargill xác nhận khác. Các yêu cầu thanh toán cho các khoản thanh toán chưa đến hạn sẽ bị từ chối trả lại cho nhà cung cấp. 

Cargill sẽ xem xét tất cả các biên bản đối chiếu công nợ được gửi cho Bộ phận Quan hệ nhà cung cấp nhưng không thể đảm bảo điều này trong mọi trường hợp. Các nhà cung cấp nên gửi yêu cầu thanh toán quá hạn theo hướng dẫn ở trên. 

Làm cách nào để báo cáo vấn đề?

Nếu bạn nghĩ rằng bạn không nhận được thông tin theo dõi đầy đủ, bạn có thể báo cáo yêu cầu của mình bằng cách trả lời email của bạn, thêm “YÊU CẦU NÂNG CAO” trong dòng chủ đề. CC VN_AP@Cargill.com trên email. Quản lý Bộ phận mối quan hệ với nhà cung cấp sẽ xử lý yêu cầu của bạn.