Rechnungsstellung - EMEA - Deutschland

Überblick

Wir schätzen unsere Partnerschaften mit unseren Lieferanten und sind bestrebt, die Zusammenarbeit mit Cargill einfach zu gestalten. Wir wissen, wie wichtig es für unsere Lieferanten ist, rechtzeitig bezahlt zu werden. Daher bitten wir Sie dringend, die Anweisungen zum Erstellen und Einreichen einer Rechnung sorgfältig durchzugehen, um Fehler zu vermeiden, die zu Zahlungsverzögerungen führen können.          

Cargill bearbeitet keine per Fax eingereichten Rechnungen und empfiehlt dringend die Verwendung elektronischer Mittel (elektronische Rechnung oder E-Mail), um eine zügige Zahlung zu gewährleisten. Auch wenn die Rechnungsstellung in Papierform in anderen Regionen weiterhin möglich ist, empfehlen wir Ihnen, die elektronische Variante zu nutzen, sofern dies rechtlich zulässig ist, damit wir Ihre Rechnung zügig bearbeiten können.

HINWEIS ZUM ARIBA NETZWERK: Einige der spezifischen Inhalte in diesem Abschnitt gelten möglicherweise nicht für Cargill Ariba Network (AN)-Transaktionen.  Informationen zu AN-Transaktionen finden Sie im Abschnitt "Understanding Ariba" in Supplier Central. 

Status der Rechnung

Für Ariba-bezogene Rechnungen überprüfen Sie den Status im Ariba-Portal. 

Für alle anderen Rechnungen wenden Sie sich an Supplier Relations (siehe Tabelle der wichtigsten Ansprechpartner unten). Sie erhalten sofort eine Ticketnummer und innerhalb von drei Werktagen ein Anschreiben von Supply Relations.  Stellen Sie sicher, dass Sie eine neue E-Mail senden, um für jede Rechnungsanfrage eine neue Ticketnummer zu erhalten. E-Mails, die auf geschlossene Ticketnummern verweisen oder keine Ticketnummern enthalten, werden nicht beantwortet.

RECHTLICHER / STEUERLICHER HINWEIS: Die Informationen in diesem Abschnitt sind nicht dazu gedacht, Hinweise zu rechtlichen/steuerlichen Anforderungen zu geben. Das Verständnis und die Einhaltung der gesetzlichen/steuerlichen Anforderungen liegt in der Verantwortung der Lieferanten. Wir haben auch keine erschöpfende Liste der Anforderungen für Transaktionen mit Cargill erstellt. Es kann andere Anforderungen geben, die für Ihre Transaktion spezifisch sind. 

Überprüfung der Lieferantenzentrale

Ihre Frage oder Ihr Anliegen wird möglicherweise durch Informationen in Supplier Central beantwortet. Besuchen Sie unsere Haupt-Landeseite für einige allgemeine Bedürfnisse und Anliegen. Wir ermutigen unsere Lieferanten, die Lieferantenzentrale regelmäßig zu besuchen, insbesondere den Bereich Ankündigungen, um sich über Änderungen an Prozessen und Richtlinien zu informieren.

Erreichen Sie Ihren Einkäufer

Die Kontaktinformationen für Ihren Einkäufer von Cargill sollten auf jeder Bestellung oder E-Mail stehen, die den Kaufvorgang autorisiert. Lieferanten sollten Bestätigungen, Fragen und/oder Informationen bezüglich einer bestimmten Bestellung oder eines Einkaufsvorgangs an den auf der Bestellung aufgeführten Ansprechspartner von Cargill richten.

HINWEIS: Einkäufer beantworten keine Fragen in Bezug auf überfällige Zahlungen oder Abrechnungen von Cargill; diese Anfragen sollten an Supplier Relations (siehe unten) gerichtet werden.

Haben Sie noch ein Problem?  Dann wenden Sie sich an unser Supplier Relations Team

Wenden Sie sich an Supplier Relations per E-Mail an [email protected] ( oder [email protected] für CSST - Cargill Texturizing Solutions) für alle Belange in Bezug auf:   

• Probleme mit überfälligen Zahlungen

• Anforderungen für oder Fragen zu Überweisungsmitteilungen

• Allgemeine Rechnungsanfragen

• Aktualisieren von Unternehmensinformationen, einschließlich Adresse, Kontakt- oder Bankdaten

Was kann ich erwarten, wenn ich mit Supplier Relations Kontakt aufnehme?

• Sie erhalten eine E-Mail mit der Bestätigung, dass wir Ihre Anfrage erhalten haben, sowie eine Vorgangsnummer. Sie können eine automatische Antwort-E-Mail aus dem Supplier Relations-E-Mail-Postfach an die E-Mail erwarten, von der die Anfrage gesendet wurde.   Die automatische Antwort teilt Ihnen mit, was Sie erwarten können, und gibt Ihnen Hinweise für die Bearbeitung Ihrer Anfrage.  Wenn Sie diese Antwort nicht erhalten, vergewissern Sie sich bitte, dass Sie an die richtige E-Mail-Adresse gesendet haben, oder überprüfen Sie Ihre Junk-E-Mail-Dateien und ergreifen Sie entsprechende Maßnahmen, damit künftige E-Mail-Antworten empfangen werden können.

•  Cargill Supplier Relations registriert alle Anfragen in einem Incident Management System, das jeder Anfrage eine Ticketnummer zuweist.

Sobald Sie Ihre Ticketnummer haben, folgen Sie bitte diesen WICHTIGE-Tipps:

• Bitte antworten Sie auf die Antwort von Supplier Relations und geben Sie die Ticketnummer in der Betreffzeile an, um weitere Mitteilungen zu erhalten. Ändern Sie NICHT die Betreffzeile oder die E-Mail Adresse. Dadurch wird sichergestellt, dass keine doppelten Anfragen für dasselbe Problem erstellt werden. Es stellt auch sicher, dass Ihre Antwort an den Mitarbeiter weitergeleitet wird, der das Ticket bearbeitet, und hilft bei der Beschleunigung von Antworten.

• Reichen Sie keine Rechnungen mit Ihrer Anfrage ein, wenn Sie ERS-fähig sind und einen Standort von Cargill haben. Wenden Sie sich stattdessen bitte an Ihren Einkäufer

Allgemeine Richtlinien für die Übermittlung von Anfragen an Supplier Relations

• Mailen Sie Ihre Anfragen!  Die bevorzugte Kommunikationsmethode von Cargill ist E-Mail

• Stellen Sie eine Art von Frage pro Anfrage. Senden Sie z. B. keine überfällige Zahlungsanfrage mit einer Benachrichtigung über eine neue Adresse. Ebenso sollten Sie für jedes Unternehmen, das Sie unterstützen, eine separate Anfrage stellen.

• Geben Sie uns so viele Informationen wie möglich. Füllen Sie ALLE Informationen in der vorausgefüllten E-Mail aus und fügen Sie alle unterstützenden Dokumente an.

• Lesen Sie die Antworten, die Sie von Supplier Relations erhalten, und folgen Sie den Anweisungen. Wenn Informationen von Supplier Relations angefordert werden, senden Sie diese bitte als Anhang an die Anfrage-E-Mail-Kette gemäß den Anweisungen zurück (senden Sie angeforderte Informationen nicht über eine neue E-Mail-Kette).

• Verwalten Sie Ihre eigenen Anfragen. Mitarbeiter von Cargill sollten keine Anfragen in Ihrem Namen einreichen.

• Vermeiden Sie es, Ihre Anfragen an andere E-Mail-Adressen weiterzuleiten, es sei denn, Supplier Relations bittet Sie ausdrücklich darum, dies zu tun. Supplier Relations antwortet nur auf die E-Mail des Lieferanten, der die Anfrage gestellt hat. 

• Bitte vermeiden Sie das CC für Supplier Relations, wenn Ihre Anfrage für Supplier Relations bestimmt ist, da dadurch kein Ticket erzeugt wird. Lieferantenbeziehungen sollten im "AN"-Feld stehen.

• Senden Sie jede Anfrage einmal und verwenden Sie dieselbe E-Mail-Kette für die Hin- und Rückkommunikation.  Neue E-Mails erzeugen Duplikate, die verwirrend sein können und zusätzliche Arbeit für Supplier Relations und eine mögliche Verzögerung bei der Beantwortung Ihrer Anfrage bedeuten.

• Bitte leiten Sie keine Marketing-/Werbemails weiter, da dies zu Tickets führt.

Richtlinien beim Einreichen überfälliger Anfragen

• Fügen Sie Rechnungskopien oder zugehörige Unterlagen (z. B. Packzettel, Frachtbrief oder Überweisungsbeleg) bei, damit Supplier Relations die Anfrage effizient beantworten kann.

• Denken Sie daran, dass Supplier Relations nur überfällige Salden überprüft. Überfälligkeit wird durch die Zahlungsbedingungen einer Bestellung oder eines Kaufvertrags definiert, es sei denn, Ihr Ansprechpartner bei Cargill hat etwas anderes festgelegt. Zahlungsanfragen für noch nicht fällige Zahlungen werden an den Lieferanten zurückgewiesen.

Richtlinien für das Einreichen von Anfragen zu Zahlungs-/Gutschriftdiskrepanzen

Wenn aus einer Antwort von Supplier Relations hervorgeht, dass eine Teilzahlung erfolgt ist und Sie eine Klärung des Unterschieds benötigen, reagieren Sie auf Supplier Relations mit der Bitte um eine Abrechnung des Unterschieds, damit Sie die Zahlung korrekt anwenden und den Unterschied wie erforderlich ausgleichen können.

Richtlinien für Anfragen zu Überweisungsmitteilungen oder Zahlungsanträgen

Für den Empfang von automatisierten Überweisungsmitteilungen oder Zahlungsanträgen geben Sie bitte die folgenden Informationen an:

• Zahlungsnummer von Cargill

• Eine gültige E-Mail-Adresse 

• Datum

• Betrag

Wenn zusätzliche Informationen zu einem Überweisungsbescheid benötigt werden, den Sie von Cargill erhalten haben, legen Sie uns bitte eine Kopie des Überweisungsbescheids als Referenz vor.

Richtlinien für die Einreichung von Kontoauszügen bei Cargill

• Automatisch generierte Kontoauszüge sollten an [email protected] gerichtet werden. An die Rechnungskanäle übermittelte Auszüge werden gelöscht

• Schreiben Sie eine E-Mail an uns   

• Die Kontoauszüge müssen die folgenden Informationen enthalten:

  • Rechnungsnummer

  • Datum

  • Betrag

  • Die Bestellung von Cargill

  • Name der rechtlichen Einheit von Cargill

  • Juristische Anschrift von Cargill

BEACHTEN SIE BITTE, dass Supplier Relations nur überfällige Salden überprüft. Überfälligkeit wird durch die Zahlungsbedingungen einer Bestellung oder eines Kaufvertrags definiert, es sei denn, Ihr Ansprechpartner bei Cargill hat etwas anderes festgelegt. Zahlungsanfragen für noch nicht fällige Zahlungen werden an den Lieferanten zurückgewiesen.

Cargill bemüht sich, alle bei Supplier Relations eingereichten Abrechnungen zu überprüfen, kann dies aber nicht in allen Fällen garantieren.  Lieferanten sollten Anfragen zu überfälligen Zahlungen gemäß den oben genannten Richtlinien einreichen.

Richtlinien zum Einreichen von Anfragen, wenn Sie ERS-fähig sind

Wenn Sie ERS-fähig mit einem Standort von Cargill sind und eine Zahlungsanfrage haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Einkäufer von Cargill. Reichen Sie keine Rechnungen mit Ihrer Anfrage an Supplier Relations ein. Bei Zahlungsanfragen, die sich auf eine ERS-Transaktion beziehen, fügen Sie Ihrer Anfrage bitte die folgenden Informationen bei:

• Weitere Unterlagen (Packzettel, Liefernachweis, Auftragsbestätigung o.ä.)

• Die Bestellungsnummer von Cargill

• Positionsnummer und Beschreibung einschließlich Positionswert und Gesamtwert der Position.

Wenn Sie weitere Informationen über ERS benötigen, besuchen Sie den Abschnitt  ERS  auf der Seite Bestellungen

Welche Informationen sollte ich auf der Rechnung angeben?

Klicken Sie auf die Registerkarte Anforderungen, um die Informationen anzuzeigen, die auf allen Rechnungen erforderlich sind, um eine rechtzeitige Zahlungsabwicklung zu gewährleisten und eine manuelle Überprüfung zu vermeiden.

HINWEIS: Für Lieferanten, die auf SAP umgestellt wurden, ist es besonders wichtig, dass die Werte, die Sie auf Ihrer Rechnung angeben, mit den entsprechenden Werten in Ihrer Bestellung übereinstimmen.

Welche Anforderungen an die Rechnungseinreichung und das Rechnungsformat muss ich beachten?

Klicken Sie auf die Registerkarte "Anforderungen" , um die Einreichungs- und Formatanforderungen anzuzeigen.

Wo soll ich die Rechnung einreichen?

Cargill akzeptiert keine per Fax eingereichten Rechnungen. Wenn Sie keine andere Anweisung erhalten haben, müssen die Rechnungen per E-Mail an eine der folgenden E-Mail-Adressen gesendet werden:

• Rechnungen der Cargill GMBH sind an [email protected] zu senden

• Rechnungen der Cargill Deutschland GMBH sind an [email protected] zu senden

• Rechnungen der Cargill Texturizing Solutions sind an [email protected] zu senden

Diese E-Mail-Adresse sollte NUR für die Einreichung von Rechnungen verwendet werden. Alle anderen Dokumente oder Erklärungen, die an diese E-Mail gesendet werden, werden gelöscht. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob oder wo Sie eine Rechnung an Cargill einreichen sollen, überprüfen Sie bitte die Anweisungen in der Bestellung oder mit Ihrem Ansprechpartner bei Cargill. Die Informationen auf Supplier Central sind als allgemeine Anleitung gedacht, und Sie sollten alle spezifischen Anweisungen befolgen, die Sie erhalten. In der Kontaktliste am Ende dieser Seite finden Sie weitere Möglichkeiten, uns zu erreichen. 

Reichen Sie  in den folgenden Fällen keine Rechnungen an die oben genannten Mailboxen ein:

• Wenn es sich um eine ERS-Transaktion oder einen Zwei-Belege-Abgleich  handelt (weitere Informationen finden Sie im Abschnitt  "Ausgewertete Belegabrechnung"  auf der Seite "Bestellungen")

• Wenn in den Anweisungen auf Ihrer Bestellung alternative Standorte für die Rechnungseinreichung angegeben sind

• Wenn sich die Transaktion im Ariba Network befindet. AN-Transaktionen müssen in AN abgeschlossen werden (einschließlich Rechnungsstellung, falls zutreffend), damit Transaktionen von Cargill bezahlt werden können. 

Was sollte ich tun, wenn ich eine Rechnung verschickt habe und die Zahlung sich zu verzögern scheint?

Rechnungen können aus einer Reihe von Gründen bestritten werden und werden immer an die E-Mail-Adresse des Lieferanten zurückgeschickt, zusammen mit den Gründen, warum die Rechnung bestritten wird. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele. Bitte kontaktieren Sie Supplier Relations per E-Mail, wenn eine dieser Situationen auf Ihre Rechnung zutrifft:

• Keine Bestellnummer auf der Rechnung angegeben (Kontaktieren Sie Ihren Einkäufer von Cargill)

• Keine konforme Rechnung mit Bezirksvorschriften

• Verzögerung beim Erhalt von Waren oder Dienstleistungen durch Cargill

• Die angegebene Bestellnummer wird nun vollständig verwendet

• Bestellnummer stimmt nicht mit der von Cargill ausgestellten Bestellung überein

• Bestellnummer stimmt nicht mit der Beschreibung/den Daten auf der Rechnung überein

• Maßeinheit und Einheitspreis auf der Rechnung stimmen nicht mit der Bestellung überein

• Mehrere Rechnungen in einem PDF-Dokument. Bitte senden Sie eine Rechnung pro PDF-Datei

Was tue ich, wenn ich nicht alle Anforderungen für die Rechnungseinreichung erfüllen kann?

Eine Anleitung dazu finden Sie auf der Registerkarte Lieferantenabfragen.