Facturering - EMEA - Nederland

Overzicht

We waarderen onze partnerschappen met onze leveranciers en zetten ons in om het eenvoudig te maken om zaken te doen met Cargill. We begrijpen hoe belangrijk het is voor onze leveranciers om tijdig te betalen, dus we raden u aan om de instructies voor het maken en indienen van een factuur zorgvuldig door te nemen om fouten te voorkomen die kunnen leiden tot betalingsachterstanden.

Cargill verwerkt geen facturen die per fax worden ingediend en raadt ten zeerste aan om elektronische middelen (eInvoice of e-mail) te gebruiken om een snelle betaling te garanderen. Hoewel papieren facturering een optie blijft in andere regio's, raden we aan om elektronische opties te gebruiken waar wettelijk toegestaan, zodat we uw factuur snel kunnen verwerken.

ARIBA NETWORK OPMERKING: Sommige van de specifieke inhoud in deze sectie is mogelijk niet van toepassing op Cargill Ariba Network (AN) Transacties.  Raadpleeg het gedeelte Ariba begrijpen van Supplier Central voor informatie over AN-transacties. 

Factuurstatus

Voor Ariba-gerelateerde facturen controleert u de Ariba-portal voor de status. 

Voor alle andere facturen kunt u contact opnemen met leveranciersrelaties (ziede tabel met belangrijke contactpersonen hieronder). U ontvangt binnen drie werkdagen direct een ticketnummer en een correspondentie van toeleveringsrelaties.  Zorg ervoor dat u een nieuwe e-mail indient om een nieuw ticketnummer te ontvangen voor elke factuuraanvraag. E-mails die verwijzen naar gesloten ticketnummers of zonder ticketnummers ontvangen geen reactie.

JURIDISCHE / FISCALE OPMERKING: De informatie in deze sectie is niet bedoeld als leidraad voor wettelijke / fiscale vereisten. Het begrijpen en naleven van wettelijke/fiscale vereisten blijft de verantwoordelijkheid van leveranciers. We hebben ook geen uitputtende lijst met vereisten voor transacties met Cargill verstrekt. Er kunnen andere vereisten zijn die specifiek zijn voor uw transactie.

Beoordeel Supplier Central

Uw vraag of bezorgdheid kan worden beantwoord door informatie in Supplier Central. Bezoek onze hoofdlandingspagina voor enkele veelvoorkomende behoeften en problemen. We moedigen leveranciers aan om Supplier Central regelmatig te bezoeken, met name het gedeelte Aankondigingen, om op de hoogte te blijven van wijzigingen in processen en beleid.

Neem contact op met uw koper

De contactgegevens van uw Cargill-koper moeten op elke PO of e-mail staan die de aankoopgebeurtenis autoriseert. Leveranciers dienen bevestigingen, vragen en / of informatie met betrekking tot een specifieke PO of aankoopgebeurtenis te richten aan de Cargill-contactpersoon die op de PO wordt vermeld.

OPMERKING: Kopers beantwoorden geen vragen over achterstallige betalingen of schikkingen van Cargill; die vragen moeten worden gericht aan leveranciersrelaties (zie hieronder). 

Heeft u nog steeds een probleem?   Neem contact op met leveranciersrelaties

Neem contact op met leveranciersrelaties door een e-mail te sturen naar [email protected] (of [email protected]

Voor Cargill Meats Europe) voor alle zorgen met betrekking tot:   

• Problemen met achterstallige betaling

• Verzoeken of vragen over overmakingsberichten

• Algemene vragen over facturen

• Bedrijfsinformatie bijwerken, inclusief adres-, contact- of bankgegevens

Wat kan ik verwachten als ik contact opneem met leveranciersrelaties?

• U ontvangt een e-mail waarin wordt bevestigd dat we uw aanvraag hebben ontvangen met een incidentnummer. U kunt automatische antwoord-e-mail verwachten van de e-mailbox met leveranciersrelaties op de e-mail van waaruit de aanvraag is verzonden. Het automatische antwoord vertelt u wat u kunt verwachten en geeft advies bij het afhandelen van uw vraag. Als u dit antwoord niet ontvangt, controleer dan of u naar de juiste e-mail hebt gemaild , of controleer uw ongewenste e-mailbestanden en onderneem corrigerende maatregelen om toekomstige e-mailreacties te ontvangen.    

• Cargill Supplier Relations registreert alle vragen in een incidentbeheersysteem, dat aan elke vraag een ticketnummer toewijst.

Zodra u uw ticketnummer heeft, volgt u deze BELANGRIJKE tips:

• Beantwoord het antwoord van Supplier Relations met het ticket # in de onderwerpregel voor eventuele vervolgcommunicatie. Wijzig de onderwerpregel of het e-mailadres NIET. Dit zorgt ervoor dat er geen dubbele aanvragen worden gemaakt voor hetzelfde probleem. Het zorgt er ook voor dat uw reactie wordt doorgegeven aan het personeelslid dat aan het ticket werkt en helpt bij het bespoedigen van reacties.

• Dien geen facturen in bij uw vraag als u ERS hebt ingeschakeld met een Cargill-locatie. Neem in plaats daarvan contact op met uw koper

Algemene richtlijnen voor het indienen van vragen bij leveranciersrelaties

• E-mail uw vragen! De communicatiemethode van Cargill heeft de voorkeur via e-mail 

• Stel één soort vraag per aanvraag. Dien bijvoorbeeld geen verzoek om een achterstallige betaling in met een nieuw adresbericht. Zorg er ook voor dat u een afzonderlijk verzoek stuurt voor elk bedrijf dat u ondersteunt.

• Geef ons zoveel mogelijk informatie. Vul ALLE informatie in de vooraf ingevulde e-mail in en voeg alle ondersteunende documenten bij.

• Lees de reacties die u ontvangt van leveranciersrelaties en volg de instructies. Als er informatie wordt gevraagd aan leveranciersrelaties, stuur deze dan terug als bijlage bij de e-mailketen voor vragen volgens de instructies (dien de gevraagde informatie niet in via een nieuwe e-mailketen).

• Beheer uw eigen vragen. Werknemers van Cargill mogen geen vragen namens u indienen.

• Vermijd CCing van andere e-mailadressen bij uw vragen, tenzij leveranciersrelaties u hier specifiek om verzoekt. Supplier Relations zal alleen reageren op de leveranciers-e-mail die de aanvraag heeft ingediend. 

• Vermijd CCing met leveranciersrelaties als uw vraag bedoeld is voor leveranciersrelaties, aangezien dit geen ticket zal genereren. Relaties met leveranciers moeten in het veld "TO" staan. 

• Verzend elke aanvraag één keer, met behulp van dezelfde e-mailketen voor heen en weer communiceren. Nieuwe e-mails creëren duplicaties die verwarrend kunnen zijn en extra werk zullen opleveren voor leveranciersrelaties en een mogelijke vertraging bij het reageren op u. 

• Stuur geen marketing- / promotionele e-mails door, aangezien dit tickets zal genereren.

Richtlijnen voor het indienen van achterstallige vragen

• Voeg kopieën van facturen of gerelateerde documentatie toe (bijv. Pakbon, vrachtbrief of overmakingsbericht, indien van toepassing), zodat leveranciersrelaties efficiënt op het verzoek kunnen reageren.

• Onthoud dat Supplier Relations alleen achterstallige saldi beoordeelt. Vervallen wordt bepaald door de betalingsvoorwaarden op een inkooporder of koopovereenkomst, tenzij anders bepaald door uw contactpersoon bij Cargill. Betalingsverzoeken voor betalingen die nog niet verschuldigd zijn, worden teruggestuurd naar de leverancier.

Richtlijnen voor het indienen van vragen over betalings- / kredietverschillen

Als uit een reactie van leveranciersrelaties blijkt dat er een gedeeltelijke betaling is gedaan en u opheldering over het verschil nodig hebt, kunt u op leveranciersrelaties reageren met een verzoek om een verantwoording van het verschil, zodat u de betaling correct kunt toepassen en het verschil naar behoefte kunt vereffenen.

Richtlijnen voor vragen over overmakingen of betalingsaanvragen

Geef de volgende informatie op voor het ontvangen van een geautomatiseerd betalingsbericht of betalingsaanvraag :

• Cargill-betalingsnummer

• Geldig e-mailadres

• Datum

• Bedrag

Als er aanvullende informatie nodig is over een overmakingsbericht dat u van Cargill hebt ontvangen, kunt u ons ter referentie een kopie van het overmakingsbericht sturen.

Richtlijnen voor het indienen van rekeningoverzichten bij Cargill

• Automatisch gegenereerde rekeningafschriften moeten worden gericht aan [email protected] Afschriften die via de factuurkanalen zijn ingediend, worden verwijderd

• Email ons   

• Afschriften van rekeningen moeten de volgende informatie bevatten:

  • Factuurnummer

  • Datum

  • Bedrag

  • Cargill-inkooporder

  • Naam van de juridische entiteit van Cargill

  • Juridisch adres van Cargill

LET OP: Supplier Relations beoordeelt alleen achterstallige saldi. Vervallen wordt bepaald door de betalingsvoorwaarden op een inkooporder of koopovereenkomst, tenzij anders bepaald door uw contactpersoon bij Cargill. Betalingsaanvragen voor betalingen die nog niet verschuldigd zijn, worden teruggestuurd naar de leverancier. 

Cargill doet zijn best om alle rekeningen die bij leveranciersrelaties worden ingediend te controleren, maar kan dit niet in alle gevallen garanderen. Leveranciers dienen vragen over achterstallige betalingen in te dienen volgens de bovenstaande richtlijnen. 

Richtlijnen voor het indienen van vragen als u ERS hebt ingeschakeld

Als u ERS hebt ingeschakeld met een Cargill-locatie en u heeft een betalingsverzoek, neem dan contact op met uw Cargill-koper. D o niet indienen van facturen met uw vraag naar relaties met leveranciers . Voor betalingsverzoeken met betrekking tot een ERS-transactie dient u de volgende informatie bij uw vraag te voegen:

• Ondersteunende documenten (pakbonnen, afleveringsbewijs, orderbevestiging of iets dergelijks)

• Cargill PO #

• Regelitemnummer en beschrijving inclusief itemwaarde en totale regelwaarde.

Als u meer informatie over ERS wilt, gaat u naar het ERS- gedeelte van de pagina Inkooporders  

Welke informatie moet ik op de factuur vermelden?

Klik op het tabblad Factuurvereisten  om de informatie weer te geven die op alle facturen vereist is om tijdige betalingsverwerking en het vermijden van handmatige controle te garanderen.

OPMERKING: Voor leveranciers die zijn geüpgraded naar SAP, is het vooral van cruciaal belang dat de waarden die u op uw factuur indient, overeenkomen met de overeenkomstige waarden op uw inkooporder.

Wat zijn de vereisten voor het indienen en opmaken van facturen waaraan ik moet voldoen?

Klik op het tabblad Factuurvereisten  om de vereisten voor inzending en indeling te bekijken.

Waar moet ik de factuur indienen?

Cargill accepteert geen facturen die per fax worden ingediend. Tenzij u anders bent geïnstrueerd, moeten Cargill-facturen  per e-mail worden ingediend bij  [email protected]  voor verwerking. Dit e-mailadres mag ALLEEN worden gebruikt voor het indienen van facturen. Alle andere documenten of verklaringen die bij deze e-mail worden ingediend, worden verwijderd. Als u niet zeker weet of of waar u een factuur bij Cargill moet indienen, controleer dan de instructies in de inkooporder of bij uw Cargill-contactpersoon. De informatie op Supplier Central is bedoeld als algemene leidraad en u moet alle specifieke instructies volgen die u ontvangt. Zie de lijst met contactpersonen onderaan deze pagina voor meer manieren om ons te bereiken. 

Gelieve geen facturen op [email protected] in de volgende gevallen in te dienen: 

• Als de transactie ERS of twee-document overeenkomst is (Zie de sectie Geëvalueerde ontvangst vereffening  van de pagina Inkooporders voor meer informatie.)

• Als de instructies op de alternatieve factuurinzendingslocaties van uw inkooporder

• Als de transactie zich in Ariba Network bevindt. AN-transacties moeten worden voltooid in AN (inclusief facturering indien van toepassing) voor transacties die door Cargill moeten worden betaald.

Wat moet ik doen als ik een factuur heb verzonden en de betaling vertraging lijkt op te lopen?

Facturen kunnen om een aantal redenen worden betwist en worden altijd teruggestuurd naar het e-mailadres van de leverancier, samen met de redenen waarom de factuur wordt betwist. Hieronder staan een paar voorbeelden. Neem contact op met leveranciersrelaties via e-mail als een van deze situaties van toepassing is op uw factuur:

• Geen inkoopordernummer vermeld op de factuur (neem contact op met uw Cargill-koper)

• Geen conforme factuur met provinciale regelgeving

• Vertraging bij het ontvangen van goederen of diensten door Cargill

• Het vermelde inkoopordernummer wordt nu volledig gebruikt

• Inkoopordernummer komt niet overeen met de uitgegeven order van Cargill

• Inkoopordernummer komt niet overeen met de omschrijving/datums op de factuur

• Maateenheid en eenheidsprijs op factuur die niet overeenkomt met inkooporder

• Meerdere facturen in één PDF-document. Stuur één factuur per PDF-bestand

Wat moet ik doen als ik niet aan alle vereisten voor het indienen van facturen kan voldoen?

Zie het  tabblad Vragen van leveranciers voor instructies.