Facturation - EMEA - Belgique

Aperçu

Nous valorisons nos partenariats avec nos fournisseurs et nous nous engageons à faciliter nos affaires avec Cargill. Nous comprenons combien il est important pour nos fournisseurs de payer en temps opportun, nous vous invitons donc à suivre attentivement les instructions sur la façon de créer et de soumettre une facture pour éviter toute erreur qui pourrait entraîner des retards de paiement.

Cargill ne traitera pas les factures soumises par télécopieur et recommande fortement d’utiliser des moyens électroniques (eInvoice ou courriel) pour assurer un paiement rapide. Bien que la facturation papier reste une option dans d’autres régions, nous vous recommandons d’utiliser des options électroniques lorsque cela est légalement autorisé afin que nous puissions traiter votre facture rapidement.

NOTE RÉSEAU ARIBA: Certains des contenus spécifiques de cette section peuvent ne pas être applicables aux transactions du Réseau Ariba de Cargill (AN).  Veuillez consulter la section Understanding Ariba de Supplier Central pour obtenir des informations sur les transactions AN. 

État de la facture

Pour les factures liées à Ariba, vérifiez l’état du portail Ariba. 

Pour toutes les autres factures, contactez les relations fournisseurs (voirle tableau des contacts clés ci-dessous). Vous recevrez immédiatement un numéro de billet et une correspondance des relations d’approvisionnement dans les trois jours ouvrables.  Assurez-vous de soumettre un nouvel e-mail pour recevoir un nouveau numéro de billet pour chaque demande de facture. Les courriels faisant référence aux numéros de billets fermés ou sans numéros de billet ne recevront pas de réponse.

 NOTE JURIDIQUE /FISCALE: L’information contenue dans cette section n’a pas pour but de fournir des conseils sur les exigences juridiques et fiscales. La compréhension et le respect des exigences légales et fiscales demeurent la responsabilité des fournisseurs. Nous n’avons pas non plus fourni de liste exhaustive des exigences relatives à la transbordement avec Cargill. Il peut y avoir d’autres exigences spécifiques à votre transaction.

Passer en revue Supplier Central

Votre question ou préoccupation peut être répondue par des informations dans Supplier Central. Consultez notre page de destination principale pour connaître certains besoins et préoccupations courants. Nous encourageons les fournisseurs à visiter régulièrement Supplier Central, en particulier la section Annonces, pour rester au courant des changements apportés aux processus et aux politiques.

Contactez votre acheteur

Les coordonnées de votre acheteur Cargill doivent figurer sur chaque bon de commande ou e-mail autorisant l'événement d'achat. Les fournisseurs doivent adresser leurs confirmations, questions et / ou informations concernant un bon de commande ou un événement d'achat spécifique au contact Cargill indiqué sur le bon de commande.

REMARQUE: les acheteurs ne répondent pas aux questions relatives aux paiements en souffrance ou aux règlements de Cargill; ces demandes doivent être adressées aux relations avec les fournisseurs (voir ci-dessous). 

Vous avez encore un problème?   Contacter les relations avec les fournisseurs

Contactez les relations fournisseurs en envoyant un e- mail à [email protected] pour toutes les préoccupations liées à:     

• Problèmes de paiement en souffrance

• Demandes ou questions sur les avis de versement

• Général facture enquêtes

• Mettre à jour les informations de l'entreprise, y compris l'adresse, le contact ou les informations bancaires

À quoi puis-je m'attendre lorsque je contacte les relations avec les fournisseurs?

• Vous recevrez un e-mail confirmant que nous avons reçu votre demande avec un numéro d'incident. Vous pouvez vous attendre à recevoir un e-mail de réponse automatique de la boîte e-mail Relations avec les fournisseurs à l'e-mail à partir duquel la demande a été envoyée. La réponse automatique vous indiquera à quoi vous attendre et vous guidera dans la gestion de votre demande. Si vous ne recevez pas cette réponse, veuillez vérifier que vous avez envoyé un e- mail à la bonne adresse e-mail, ou vérifiez vos fichiers de courrier indésirable et prenez des mesures correctives pour que de futures réponses par e-mail soient reçues.    

• Les relations avec les fournisseurs de Cargill enregistrent toutes les demandes dans un système de gestion des incidents, qui attribue un numéro de ticket à chaque demande.

Une fois que vous avez votre numéro de billet, veuillez suivre ces conseils CLÉS:

• Veuillez répondre à la réponse des relations avec les fournisseurs avec le numéro de ticket dans la ligne d'objet pour toute communication de suivi. NE changez PAS la ligne d'objet ou l'adresse e-mail. Cela garantira que des demandes en double ne seront pas créées pour le même problème. Cela garantira également que votre réponse est acheminée vers le membre du personnel travaillant sur le ticket et vous aide à accélérer les réponses.

• Ne soumettez pas de factures avec votre demande si vous utilisez ERS avec un emplacement Cargill. Veuillez plutôt contacter votre acheteur

Directives générales pour soumettre des demandes aux relations avec les fournisseurs

• Envoyez vos demandes par e-mail! La méthode de communication préférée de Cargill est le courrier électronique 

• Posez un type de question par demande. Par exemple, ne soumettez pas une demande de paiement en souffrance avec une nouvelle notification d'adresse. De même, assurez-vous d'envoyer une demande distincte pour chaque entreprise que vous soutenez.

• Donnez-nous autant d'informations que possible. Remplissez TOUTES les informations dans l'e-mail pré-rempli et en joignant tous les documents justificatifs.

• Lisez les réponses que vous recevez des relations avec les fournisseurs et suivez les instructions. Si des informations sont demandées aux relations avec les fournisseurs, veuillez les renvoyer en pièce jointe à la chaîne de courrier électronique de demande conformément aux instructions (ne pas soumettre les informations demandées via une nouvelle chaîne de courrier électronique).

• Gérez vos propres demandes. Les employés de Cargill ne doivent pas déposer de demandes en votre nom.

• Évitez de CC ingérer d' autres adresses e-mail dans vos demandes à moins que les relations avec les fournisseurs ne vous le demandent spécifiquement. Les relations avec les fournisseurs ne répondront qu'au courrier électronique du fournisseur qui a soumis la demande. 

• Veuillez éviter les relations avec les fournisseurs CCing si votre requête est destinée aux relations avec les fournisseurs car elle ne générera pas de ticket. Les relations avec les fournisseurs doivent être dans le champ «TO». 

• Envoyez chaque demande une fois, en utilisant la même chaîne d'e-mails pour la communication dans les deux sens. Les nouveaux e-mails créent des doublons qui peuvent prêter à confusion et créeront un travail supplémentaire pour les relations avec les fournisseurs et un retard éventuel dans leur réponse. 

• Veuillez ne pas transmettre les e-mails marketing / promotionnels car cela générera des tickets.

Directives lors de la soumission de demandes en souffrance

• Incluez des copies de facture ou des documents connexes (p. Ex. Bon de livraison, connaissement ou avis de paiement, selon le cas) afin que les relations avec les fournisseurs puissent répondre efficacement à la demande.

• N'oubliez pas que les relations avec les fournisseurs ne vérifient que les soldes en souffrance. Les arriérés sont définis par les conditions de paiement sur un bon de commande ou un contrat d'achat, sauf indication contraire de votre contact chez Cargill. Les demandes de paiement pour les paiements qui ne sont pas encore dus seront rejetées au fournisseur.

Directives pour soumettre des demandes de renseignements sur les écarts de paiement / crédit

Si une réponse des relations avec les fournisseurs indique qu'un paiement partiel a été effectué et que vous avez besoin d'éclaircissements sur la différence, répondez aux relations avec les fournisseurs avec une demande de comptabilisation de la différence afin que vous puissiez appliquer le paiement correctement et effacer la différence si nécessaire.

Lignes directrices pour les demandes de renseignements relatives aux avis de versement ou à la demande de paiement

Pour recevoir un avis de versement automatisé ou une demande de paiement, veuillez fournir les informations suivantes :

• Numéro de paiement Cargill

• Adresse e-mail valable

• Date

• Montant

Si des informations supplémentaires sont nécessaires sur un avis de versement que vous avez reçu de Cargill, veuillez nous fournir une copie de l'avis de versement pour référence.

Lignes directrices pour la soumission des relevés de compte à Cargill

• Les relevés de compte générés automatiquement doivent être adressés à [email protected] Les relevés soumis aux canaux de facturation seront supprimés

• Envoyez-nous un email   

• Les relevés de compte doivent inclure les informations suivantes:

  • Numéro de facture

  • Date

  • Montant

  • Bon de commande Cargill

  • Nom de l'entité légale Cargill

  • Adresse légale Cargill

VEUILLEZ NOTER que les relations avec les fournisseurs ne vérifient que les soldes en souffrance. Les arriérés sont définis par les conditions de paiement sur un bon de commande ou un contrat d'achat, sauf indication contraire de votre contact chez Cargill. Les demandes de paiement pour les paiements qui ne sont pas encore dus seront rejetées au fournisseur. 

Cargill s'efforce d'examiner tous les relevés de comptes soumis aux relations fournisseurs, mais ne peut garantir cela dans tous les cas. Les fournisseurs doivent soumettre les demandes de paiement en souffrance conformément aux directives ci-dessus. 

Consignes pour soumettre des demandes si vous êtes activé pour ERS

Si vous utilisez ERS avec un emplacement Cargill et que vous avez une demande de paiement, veuillez contacter votre acheteur Cargill. D o soumettent pas les factures avec votre demande aux relations avec les fournisseurs . Pour les demandes de paiement relatives à une transaction ERS, veuillez inclure les informations suivantes avec votre demande:

Pièces justificatives (bons de livraison, preuve de livraison, confirmation de commande ou similaire)

No de bon de commande Cargill

Numéro et description de l'élément de campagne, y compris la valeur de l'élément et la valeur totale de la ligne.

Si vous souhaitez plus d'informations sur ERS, visitez la section ERS de la page Bons de commande

Quelles informations dois-je inclure sur la facture?

Cliquez sur l' onglet Exigences pour afficher les informations requises sur toutes les factures afin de garantir un traitement des paiements en temps opportun et d'éviter la révision manuelle.

Quelles sont les exigences relatives à la soumission et au format des factures que je dois respecter?

Cliquez sur l' onglet Exigences pour afficher les exigences de soumission et de format.  

Où dois-je soumettre la facture?

Cargill n'accepte aucune facture soumise par fax. Sauf indication contraire, les factures doivent être soumises par e-mail à l'une des adresses e-mail suivantes:

Les factures de Cargill NV doivent être soumises à [email protected]

Les factures de Cargill Chocolate Belgium doivent être soumises à [email protected]

Les factures de Cargill Bioro NV doivent être soumises à [email protected]

Les factures de Cargill Oil Packers NV doivent être soumises à [email protected]

Ces adresses e-mail doivent être utilisées UNIQUEMENT pour la soumission des factures. Tous les autres documents ou déclarations soumis à cet e-mail seront supprimés. Si vous n'êtes pas sûr de savoir si ou où vous devez soumettre une facture à Cargill, veuillez vérifier les instructions dans le bon de commande ou avec votre contact Cargill. Les informations sur Supplier Central sont fournies à titre indicatif et vous devez suivre toutes les instructions spécifiques que vous recevez. Consultez la liste de contacts au bas de cette page pour d'autres moyens de nous joindre. 

Ne soumettez pas de factures aux boîtes aux lettres mentionnées ci-dessus dans les cas suivants:

• Si la transaction est ERS ou concordance de deux documents ( pour plus d'informations, reportez-vous à la section Règlement de réception évalué de la page Bons de commande.)   

• Si les instructions sur votre bon de commande indiquent d'autres emplacements de soumission de factures

• Si la transaction est dans Ariba Network. AN Les transactions doivent être effectuées en AN (y compris la facturation le cas échéant) pour que les transactions soient payées par Cargill. 

Que dois-je faire si j'ai envoyé une facture et que le paiement semble être retardé?

Les factures peuvent être contestées pour un certain nombre de raisons et seront toujours renvoyées à l'adresse e-mail du fournisseur avec les raisons pour lesquelles la facture est contestée. Voici quelques exemples. Veuillez contacter les relations fournisseurs par e-mail si l'une de ces situations s'applique à votre facture:

• Aucun numéro de bon de commande indiqué sur la facture (contactez votre acheteur Cargill)

• Non n facture conforme à la réglementation du comté

• Retard dans la réception des marchandises ou des services par Cargill

• Le numéro de bon de commande indiqué est maintenant entièrement utilisé

• Le numéro de bon de commande ne correspond pas à la commande émise par Cargill

• Le numéro du bon de commande ne correspond pas à la description / aux dates sur la facture

• L'unité de mesure et le prix unitaire de la facture ne correspondent pas au bon de commande

• Plusieurs factures dans un seul document PDF. Veuillez envoyer une facture par fichier PDF

Que dois-je faire si je ne peux pas répondre à toutes les exigences pour la soumission des factures?

Veuillez consulter l' onglet Requêtes des fournisseurs pour obtenir des instructions.