À quoi puis-je m'attendre lorsque je contacte les relations avec les fournisseurs?
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Vous recevrez un e-mail confirmant que nous avons reçu votre demande avec un numéro d'incident. Vous pouvez vous attendre à recevoir un e-mail de réponse automatique de la boîte e-mail Relations avec les fournisseurs à l'e-mail à partir duquel la demande a été envoyée. La réponse automatique vous indiquera à quoi vous attendre et vous guidera dans la gestion de votre demande. Si vous ne recevez pas cette réponse, veuillez vérifier que vous avez envoyé un e- mail à la bonne adresse e-mail, ou vérifiez vos fichiers de courrier indésirable et prenez des mesures correctives pour que de futures réponses par e-mail soient reçues.
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Les relations avec les fournisseurs de Cargill enregistrent toutes les demandes dans un système de gestion des incidents, qui attribue un numéro de ticket à chaque demande.
Une fois que vous avez votre numéro de billet, veuillez suivre ces conseils CLÉS:
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Veuillez répondre à la réponse des relations avec les fournisseurs avec le numéro de ticket dans la ligne d'objet pour toute communication de suivi. NE changez PAS la ligne d'objet ou l'adresse e-mail. Cela garantira que des demandes en double ne seront pas créées pour le même problème. Cela garantira également que votre réponse est acheminée vers le membre du personnel travaillant sur le ticket et vous aide à accélérer les réponses.
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Ne soumettez pas de factures avec votre demande si vous utilisez ERS avec un emplacement Cargill. Veuillez plutôt contacter votre acheteur
Directives générales pour soumettre des demandes aux relations avec les fournisseurs
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Envoyez vos demandes par e-mail! La méthode de communication préférée de Cargill est le courrier électronique
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Posez un type de question par demande. Par exemple, ne soumettez pas une demande de paiement en souffrance avec une nouvelle notification d'adresse. De même, assurez-vous d'envoyer une demande distincte pour chaque entreprise que vous soutenez.
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Donnez-nous autant d'informations que possible. Remplissez TOUTES les informations dans l'e-mail pré-rempli et en joignant tous les documents justificatifs.
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Lisez les réponses que vous recevez des relations avec les fournisseurs et suivez les instructions. Si des informations sont demandées aux relations avec les fournisseurs, veuillez les renvoyer en pièce jointe à la chaîne de courrier électronique de demande conformément aux instructions (ne pas soumettre les informations demandées via une nouvelle chaîne de courrier électronique).
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Gérez vos propres demandes. Les employés de Cargill ne doivent pas déposer de demandes en votre nom.
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Évitez de CC ingérer d' autres adresses e-mail dans vos demandes à moins que les relations avec les fournisseurs ne vous le demandent spécifiquement. Les relations avec les fournisseurs ne répondront qu'au courrier électronique du fournisseur qui a soumis la demande.
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Veuillez éviter les relations avec les fournisseurs CCing si votre requête est destinée aux relations avec les fournisseurs car elle ne générera pas de ticket. Les relations avec les fournisseurs doivent être dans le champ «TO».
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Envoyez chaque demande une fois, en utilisant la même chaîne d'e-mails pour la communication dans les deux sens. Les nouveaux e-mails créent des doublons qui peuvent prêter à confusion et créeront un travail supplémentaire pour les relations avec les fournisseurs et un retard éventuel dans leur réponse.
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Veuillez ne pas transmettre les e-mails marketing / promotionnels car cela générera des tickets.
Directives lors de la soumission de demandes en souffrance
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Incluez des copies de facture ou des documents connexes (p. Ex. Bon de livraison, connaissement ou avis de paiement, selon le cas) afin que les relations avec les fournisseurs puissent répondre efficacement à la demande.
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N'oubliez pas que les relations avec les fournisseurs ne vérifient que les soldes en souffrance. Les arriérés sont définis par les conditions de paiement sur un bon de commande ou un contrat d'achat, sauf indication contraire de votre contact chez Cargill. Les demandes de paiement pour les paiements qui ne sont pas encore dus seront rejetées au fournisseur.
Directives pour soumettre des demandes de renseignements sur les écarts de paiement / crédit
Si une réponse des relations avec les fournisseurs indique qu'un paiement partiel a été effectué et que vous avez besoin d'éclaircissements sur la différence, répondez aux relations avec les fournisseurs avec une demande de comptabilisation de la différence afin que vous puissiez appliquer le paiement correctement et effacer la différence si nécessaire.
Lignes directrices pour les demandes de renseignements relatives aux avis de versement ou à la demande de paiement
Pour recevoir un avis de versement automatisé ou une demande de paiement, veuillez fournir les informations suivantes :
Si des informations supplémentaires sont nécessaires sur un avis de versement que vous avez reçu de Cargill, veuillez nous fournir une copie de l'avis de versement pour référence.
Lignes directrices pour la soumission des relevés de compte à Cargill
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Les relevés de compte générés automatiquement doivent être adressés à [email protected] Les relevés soumis aux canaux de facturation seront supprimés
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Envoyez-nous un email
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Les relevés de compte doivent inclure les informations suivantes:
VEUILLEZ NOTER que les relations avec les fournisseurs ne vérifient que les soldes en souffrance. Les arriérés sont définis par les conditions de paiement sur un bon de commande ou un contrat d'achat, sauf indication contraire de votre contact chez Cargill. Les demandes de paiement pour les paiements qui ne sont pas encore dus seront rejetées au fournisseur.
Cargill s'efforce d'examiner tous les relevés de comptes soumis aux relations fournisseurs, mais ne peut garantir cela dans tous les cas. Les fournisseurs doivent soumettre les demandes de paiement en souffrance conformément aux directives ci-dessus.
Consignes pour soumettre des demandes si vous êtes activé pour ERS
Si vous utilisez ERS avec un emplacement Cargill et que vous avez une demande de paiement, veuillez contacter votre acheteur Cargill. D o soumettent pas les factures avec votre demande aux relations avec les fournisseurs . Pour les demandes de paiement relatives à une transaction ERS, veuillez inclure les informations suivantes avec votre demande:
Pièces justificatives (bons de livraison, preuve de livraison, confirmation de commande ou similaire)
No de bon de commande Cargill
Numéro et description de l'élément de campagne, y compris la valeur de l'élément et la valeur totale de la ligne.
Si vous souhaitez plus d'informations sur ERS, visitez la section ERS de la page Bons de commande
