Pembuatan Faktur  - APAC - Indonesia

Ikhtisar

Kami menghargai kemitraan kami dengan para pemasok kami dan berkomitmen untuk menyederhanakan cara berbisnis dengan Cargill.  Kami memahami betapa pentingnya bagi para pemasok kami agar dibayar secara tepat waktu, jadi kami mendorong Anda untuk membaca instruksi dengan cermat tentang cara membuat dan mengirim faktur untuk menghindari kesalahan yang dapat mengakibatkan penundaan pembayaran.   

Cargill tidak memproses faktur yang dikirim melalui faks dan sangat merekomendasikan penggunaan sarana elektronik (elnvoice atau email) & pembuatan faktur cetak untuk memastkan pembayaran yang cepat.   

Status Factur

Untuk status faktur, hubungi: 

• Fss_Id_CascCfr_Prtp@cargill.com(CASC & CFR) 

• CBS_CTPaccpayable@cargill.com ( CTP)

• Fss_Id_Ctl_prtp@cargill.com ( CTL)

• Fss_Id_Cfn_Prtp@cargill.com( CFN)

• Fss_id_Sorini_prtp@cargill.com( Sorini)

• Fss_id_Ccc_prtp@cargill.com( CCC)

Anda akan menerima korespondensi dari Hubungan Pemasok dalam waktu dua hari kerja.  Pastikan mengirimkan email baru untuk mendapatkan pembaruan atas setiap pertanyaan faktur.   

 HUKUM / CATATAN PAJAK:   Informasi di bagian ini tidak dimaksudkan untuk memberikan panduan tentang persyaratan Hukum/Pajak.  Memahami dan mematuhi persyaratan Hukum/Pajak tetap menjadi tanggung jawab pemasok.  Kami juga belum memberikan daftar lengkap persyaratan bertransasksi dengan Cargill.  Mungkin ada persyaratan lain khusus untuk transaksi Anda.   

 

Persyaratan Faktur 

Informasi di bawah ini diperlukan pada semua faktur untuk memastikan proses pembayaran tepat waktu dan menghindari peninjauan ulang secara manual.   

Persyaratan wajib yang berlaku untuk faktur berbasis PO & pesanan Non-Pesanan Pembelian (Non-PO).  Khususnya sangat penting bahwa nilai yang Anda sampaikan pada faktur Anda sesuai dengan nilai pada PO Anda.   

Masukkan pada semua faktur:  

• Nomor PO Cargill, jika ada; setiap faktur hanya dapat merujuk pada SATU pesanan pembelian.   

• Nama bisnis Cargill dan (Lihat FAQ untuk informasi lebih lanjut)

• Pengiriman Cargill ke alamat  

• Alamat pengiriman uang Pemasok, nomor akun Bank & rincian routing untuk pembayaran.  

• Nama dan alamat Pemasok (harus sesuai dengan nama & alamat pada PO) & informasi kontak.   

• Nomor & tanggal faktur Pemasok  

• Jumlah baris barang 

• Deskripsi baris barang untuk barang atau jasa, termasuk Materi Cargill #, jika ada.  

• Kuantitas barang 

• Satuan ukuran (harus sesuai dengan PO jika ada).  

• Harga

• Mata uang (harus sesuai dengan PO jika ada) 

• Jumlah kotor (sebelum Pajak) 

• Pajak, jika berlaku (PPN & WHT)

• Jumlah bersih (sesudah Pajak)  

• Nama kontak Cargill  

• Dokumen pendukung (Faktur Pajak, Surat Perintah Pengiriman (SPM) yang sudah ditandatangani dan dibubuhi stempel atau nota kurir/Airway Bill, Laporan Pekerjaan dalam Proses (BAPP), SIUJK, SBUJK, B/L, PIB, Surat Pembebasan Pajak)

• Pemasok luar negeri (Formulir DGT Asli & Surat Keterangan Negara Asal (jika terkait jasa) yang diserahkan setiap tahun) 

Persyaratan tambahan untuk faktur berbasis Non-PO 

• Nomor referensi kontrak Cargill atau Perintah Kerja atau nama kontak Bisnis Carill yang sah/aktif & alamat email atau baris Perhatian 

• Deskripsi barang dan jumlah baris barang, bila berlaku 

Format Faktur dan Persyaratan Pengiriman 

• Faktur harus dikirim melalui email & Salinan cetak

• SATU faktur per lampiran 

• SATU lampiran per email / kurir  

• Hanya yang asli  

• Tidak ada informasi yang tidak terbaca  

• Tidak ada bayangan untuk kotak header  

• Tidak ada file terkompresi dengan beberapa dokumen, seperti file ZIP, atau Word, CSV, JPEG, atau file audio yang meminta pembayaran 

• Resolusi minimum 300 dpi (dots per inch)

• Jenis file yang didukung meliputi: PDF

• Ukuran email tidak boleh lebih dari 10 MB

• Tidak ada proteksi kata sandi atau enkripsi dalam lampiran email (kecuali pembayaran BPJS & Amex)  

• Pernyataan Pemasok, kutipan tidak diterima sebagai faktur yang sah 

• Faktur Proforma diterima sebagai faktur yang sah hanya jika ada permintaan pembayaran di muka  

Kemana faktur harus dikirim  

Cargill dapat menerima Invoice melalui email atau surat pos/kurir. Jika Anda tidak mengirimkan Invoice ke tempat yang tepat dengan informasi yang benar dan tepat waktu, Invoice Anda mungkin ditolak atau memerlukan peninjauan manual, yang dapat mengakibatkan penundaan pembayaran

Harap beri tahu kami jika Anda mau mengubah metode pengiriman Invoice dari elektronik menjadi surat pos/kurir ataupun sebaliknya. Jika kami mengidentifikasi Anda sebagai vendor invoice elektronik, kami mungkin tidak (tepat waktu) dalam memproses Invoice yang dikirim melalui surat pos/kurir demikian juga sebaliknya.

Silakan lihat dokumen Pedoman Faktur dan CGF dokumen pedoman faktur Anda akan menemukan beberapa informasi bermanfaat untuk mendukung Anda dalam mengirimkan faktur dengan benar

Jika Anda tidak yakin tentang apakah atau kemana Anda harus mengirim faktur ke Cargill, silakan periksa instruksinya dengan kontak Cargill Anda.  Informasi mengenai Pusat Pemasok dimaksudkan sebagai panduan umum, dan Anda harus mengikuti setiap instruksi khusus yang Anda terima.  Lihat daftar kontak pada bagian bawah halaman

ini untuk mengetahui cara-cara tambahan menghubungi kami.

TIP:  Jangan mengirim salinan duplikat faktur Anda tanpa instruksi khusus dari kontak Cargill Anda, karena prosedur kontrol kami dapat menghalangi kami untuk membayar salah satu faktur dan mengakibatkan pembayaran yang tertunda.   

Kesalahan yang paling sering kami lihat mengenai pengiriman faktur pemasok  

1. Tidak ada referensi atau # PO Cargill salah   

2. Faktur dikirim ke lokasi / Departemen yang salah  

3. Tagihan yang salah kepada Entitas 

4. Penyampaian faktur yang tidak lengkap (informasiyang kurang seperti DO, Faktur Pajak, PO)

TIP: Jika Anda tidak yakin tentang bagaimana, apakah, atau kemana Anda harus mengirim faktur ke Cargill, silakan periksa instruksi dari PO atau dengan kontak atau pembeli Cargill Anda.  

Tinjauan Pusat Pemasok  

Pertanyaan atau masalah Anda dapat dijawab dengan informasi dalam Pusat Pemasok.  Kunjungi halaman arahan utama kami untuk beberapa kebutuhan dan masalah umum.  Kami mendorong pemasok untuk mengunjungi Pusat Pemasok secara teratur, terutama bagian Pengumuman, agar tahu tentang perubahan pada proses dan kebijakan.  

Hubungi Pembeli Anda  

Informasi kontak untuk pembeli Cargill Anda harus ada di setiap PO atau email yang mengesahkan peristiwa pembelian itu. Pemasok harus mengarahkan konfirmasi, pertanyaan, dan/atau informasi mengena PO khusus atau peristiwa pembelian kepada kontak Cargill yang tercantum pada PO.  

CATATAN:  Pembeli tidak menjawab pertanyaan terkait pembayaran lewat jatuh tempo atau penyelesaian dari Cargill; pertanyaan itu harus diteruskan ke Hubungan Pemasok (lihat di bawah).  

Masih ada masalah?  Kontak Hubungan Pemasok  

Kontak Hubungan Pemasok melalui email:  

• CASC & CFR: Fss_Id_CascCfr_Prtp@cargill.com

• CTP: CBS_CTPaccpayable@cargill.com

• CTL: Fss_Id_Ctl_prtp@cargill.com

• CFN: Fss_Id_Cfn_Prtp@cargill.com

• Sorini: Fss_id_Sorini_prtp@cargill.com

• CCC: Fss_id_Ccc_prtp@cargill.com

Untuk semua masalah terkait:  

• Masalah dengan pembayaran lewat jatuh tempo  

• Permintaan atau pertanyaan tentang pemberitahuan pengiriman uang  

• Pertanyaan umum

Untuk permintaan memperbarui informasi perusahaan, termasuk alamat, kontak, atau informasi bank -  

Jika ada PO atau Kontrak Cargill yang sah – tim Pengadaan  

Jika tidak ada PO atau Kontrak Cargill (Non PO) – tim Keuangan Jakarta  

Panduan umum untuk mengajukan pertanyaan pada Hubungan Pemasok  

• Email pertanyaan Anda!  Metode komunikasi yang lebih disukai Cargill adalah email.  Jangan telpon Hubungan Pemasok kecuali kalau Anda telah secara khusus diarahkan untuk melakukannya.  

• Ajukan satu jenis pertanyaan untuk satu permintaan. Misalnya, jangan mengajukan pembayaran lewat jatuh tempo dengan pemberitahuan alamat baru. Demikian pula, pastikan untuk mengirim pertanyaan terpisah untuk setiap bisnis yang Anda dukung.  

• Bacalah tanggapan yang Anda terima dari Hubungan Pemasok dan ikuti arahannya. Jika informasi diminta dari Hubungan Pemasok, kirimkan kembali dengan dilampirkan pada rantai email pertanyaan sesuai instruksi (jangan mengirimkan informasi yang diminta melalui rantai email baru).   

• Kelola pertanyaan Anda sendiri.  Karyawan Cargill tidak boleh mengajukan pertanyaan atas nama Anda.   

• Hindari menulis cc alamat email lain pada pertanyaan Anda, kecuali kalau Hubungan Pemasok secara khusus meminta Anda melakukannya.  Hubungan Pemasok hanya akan menanggapi email pemasok yang mengajukan pertanyaan.     

• Hindari menulis cc Hubungan Pemasok jika pertanyaan Anda dimaksudkan untuk Hubungan Pemasok. Hubungan Pemasok harus ada di bagian “KEPADA”.

• Kirim setiap pertanyaan satu kali, dengan menggunakan rantai email yang sama untuk komunikasi bolak balik. Email baru membuat duplikasi yang dapat membingungkan dan akan membuat kerja tambahan untuk Hubungan Pemasok dan kemungkinan penundaan dalam menanggapi Anda. 

• Harap jangan meneruskan surat-surat Pemasaran/Promosi.  

Panduan umum bila mengajukan pertanyaan lewat jatuh tempo  

• Sertakan salinan faktur atau dokumentasi terkait (misalnya slip pengepakan, bill of lading, atau pemberitahuan pengiriman uang, atau sebagaimana berlaku) sehingga Hubungan Pemasok dapat menanggapi permintaan secara efisien.    

• Ingat bahwa Hubungan Pemasok hanya meninjau ulang saldo yang telah lewat jatuh tempo. Lewat jatuh tempo ditentukan oleh syarat pembayaran pada PO atau perjanjian pembelian kecuali kalau ditentukan lain oleh kontak Anda di Cargill.  Pertanyaan mengenai pembayaran yang belum jatuh tempo akan ditolak kembali pada Pemasok.     

Panduan untuk mengajukan pertanyaan tentang ketidakcocokan pembayaran/kredit  

Jika tanggapan dari Hubungan Pemasok menunjukkan pembayaran parsial telah dibuat dan Anda memerlukan klarifikasi mengenai perbedaannya, tanggapi Hubungan Pemasok dengan permintaan perhitungan perbedaan itu sehingga Anda dapat melakukan pembayaran dengan benar dan menghapus perbedaan itu sebagaimana yang  ditetapkan.

Panduan untuk pertanyaan yang berkaitan dengan pemberitahuan pengiriman uang atau aplikasi pembayaran  

Bila meminta pemberitahuan pengiriman uang atau informasi aplikasi pembayaran, harap berikan:  

• Tanggal

• Jumlah

• Nomor faktur

• Nomor PO/Kontrak 

• Entitas Pembayaran 

Jika diperlukan informasi tambahan mengenai pemberitahuan pengiriman uang yang telah Anda terima dari Cargill, harap berikan salinan pemberitahuan pengiriman uang tersebut kepada kami sebagai referensi.    

Panduan untuk menyampaikan Laporan Akun kepada Cargill  

Laporan akun yang dibuat secara otomatis harus ditujukan ke email di bawah atau dikirim secara manual oleh pemasok menggunakan tautan email di bawah ini.  

 Email pada kami di   

• CASC & CFR: Fss_Id_CascCfr_Prtp@cargill.com
• CTP: CBS_CTPaccpayable@cargill.com
• CTL: Fss_Id_Ctl_prtp@cargill.com
• CFN: Fss_Id_Cfn_Prtp@cargill.com
• Sorini: Fss_id_Sorini_prtp@cargill.com
• CCC: Fss_id_Ccc_prtp@cargill.com
• Laporan Akun harus mencakup informasi berikut ini: 
  • Nomor faktur (jika berlaku)  
  • Tanggal
  • Jumlah
  • Nomor Pesanan Pembelian / Kontrak Cargill  
  • Lokasi Cargill 

MOHON PERHATIAN  Hubungan Pemasok hanya meninjau ulang saldo saldo yang telah lewat jatuh tempo. Lewat jatuh tempo ditentukan oleh syarat pembayaran pada PO atau perjanjian pembelian kecuali kalau ditentukan lain oleh kontak Anda di Cargill.  Pertanyaan mengenai pembayaran yang belum jatuh tempo akan ditolak kembali pada Pemasok.     

Cargill bekerja untuk meninjau ulang semua laporan akun yang diajukan kepada Hubungan Pemasok tetapi tidak dapat menjamin hal ini dalam semua kasus.  Pemasok harus mengirim pertanyaan tentang pembayaran lewat jatuh tempo sesuai panduan di atas.   

Bagaimana saya mengeskalasi masalah?   

Jika Anda yakin Anda tidak menerima follow up yang memadai, Anda dapat mengeskalasi permintaan Anda dengan menjawab pada email Anda & menambahkan “PERMINTAAN ESKALASI” pada baris subyek email.