Cosa posso aspettarmi quando contatto le relazioni con i fornitori?
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Riceverai un'e-mail di conferma che abbiamo ricevuto la tua richiesta con un numero di incidente. È possibile aspettarsi un'e-mail di risposta automatica dalla casella e-mail Relazioni con il fornitore all'e-mail da cui è stata inviata la richiesta. La risposta automatica ti dirà cosa aspettarti e ti guiderà nella gestione della tua richiesta. Se non si riceve questa risposta, verificare di aver inviato un'e- mail all'indirizzo corretto o controllare i file di posta indesiderata e intraprendere azioni correttive per ricevere future risposte tramite posta elettronica.
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Le relazioni con i fornitori di Cargill registrano tutte le richieste in un sistema di gestione degli incidenti, che assegna un numero di ticket a ciascuna richiesta.
Una volta ottenuto il numero del biglietto, segui questi suggerimenti CHIAVE:
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Si prega di rispondere alla risposta delle relazioni con i fornitori con il ticket # nella riga dell'oggetto per eventuali comunicazioni di follow-up. NON modificare la riga dell'oggetto o l'indirizzo e-mail. Ciò garantirà che non vengano create richieste duplicate per lo stesso problema. Garantirà inoltre che la tua risposta venga indirizzata al membro dello staff che lavora il ticket e ti aiuti ad accelerare le risposte.
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Non inviare fatture con la tua richiesta se sei abilitato ERS con una sede Cargill. Invece, si prega di contattare l'acquirente
Linee guida generali per l'invio di richieste alle relazioni con i fornitori
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Invia le tue richieste via email! Il metodo di comunicazione preferito da Cargill è l'e-mail
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Fai un tipo di domanda per richiesta. Ad esempio, non inviare una richiesta di pagamento scaduto con una notifica di nuovo indirizzo. Allo stesso modo, assicurati di inviare una richiesta separata per ogni attività che supporti.
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Dacci quante più informazioni possibili. Compila TUTTE le informazioni nell'e-mail precompilata e allegando tutti i documenti giustificativi.
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Leggi le risposte che ricevi dalle relazioni con i fornitori e segui le indicazioni. Se le informazioni sono richieste alle relazioni con i fornitori, rispediscile allegate alla catena di e-mail di richiesta secondo le istruzioni (non inviare le informazioni richieste tramite una nuova catena di e-mail).
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Gestisci le tue richieste. I dipendenti di Cargill non devono presentare richieste per tuo conto.
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Evitare CC ing altri indirizzi e-mail sul inchieste a meno Relazioni Fornitore richieda specificamente di farlo. Le relazioni con i fornitori rispondono solo all'e-mail del fornitore che ha inviato la richiesta.
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Si prega di evitare di CCing Supplier Relations se la vostra richiesta è intesa per le relazioni con i fornitori in quanto non genererà Ticket. Le relazioni con i fornitori devono essere nel campo "A".
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Invia ogni richiesta una volta, utilizzando la stessa catena di e-mail per la comunicazione avanti e indietro. Le nuove e-mail creano duplicazioni che possono creare confusione e creeranno lavoro extra per le relazioni con i fornitori e un possibile ritardo nella loro risposta.
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Si prega di non inoltrare e-mail di marketing / promozionali in quanto ciò genererà biglietti.
Linee guida per la presentazione di richieste scadute
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Includere copie della fattura o la relativa documentazione (ad es. Documento di trasporto, polizza di carico o avviso di rimessa, a seconda dei casi) in modo che le relazioni con i fornitori possano rispondere in modo efficiente alla richiesta.
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Ricorda che le relazioni con i fornitori riesaminano solo i saldi scaduti. Lo scaduto è definito dai termini di pagamento di un ordine di acquisto o di un contratto di acquisto, salvo diversamente definito dal contatto di Cargill. Le richieste di pagamento per pagamenti non ancora scaduti verranno respinte al fornitore.
Linee guida per l'invio di richieste di informazioni sulle discrepanze di pagamento / credito
Se una risposta dalle relazioni con i fornitori mostra che è stato effettuato un pagamento parziale e hai bisogno di chiarimenti sulla differenza, rispondi alle relazioni con i fornitori con una richiesta di contabilizzazione della differenza in modo da poter applicare correttamente il pagamento e cancellare la differenza come richiesto.
Linee guida per le richieste relative agli avvisi di rimessa o alla domanda di pagamento
Per ricevere l' avviso di rimessa automatico o la domanda di pagamento , fornire le seguenti informazioni:
Se sono necessarie ulteriori informazioni su un avviso di rimessa ricevuto da Cargill, fornire una copia dell'avviso di rimessa per riferimento.
Linee guida per l'invio degli estratti conto a Cargill
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L'estratto conto generato automaticamente deve essere indirizzato a [email protected] Gli estratti conto inviati ai canali di fatturazione verranno eliminati
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Mandaci una email
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Gli estratti conto devono includere le seguenti informazioni:
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Numero di fattura
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Data
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Quantità
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Ordine di acquisto di Cargill
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Nome della persona giuridica di Cargill
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Indirizzo legale di Cargill
NOTA BENE Le relazioni con i fornitori riesaminano solo i saldi scaduti. Lo scaduto è definito dai termini di pagamento di un ordine di acquisto o di un contratto di acquisto, salvo diversamente definito dal contatto di Cargill. Le richieste di pagamento per pagamenti non ancora scaduti verranno respinte al fornitore.
Cargill si impegna a rivedere tutti gli estratti conto presentati alle relazioni con i fornitori, ma non può garantirlo in tutti i casi. I fornitori devono inviare richieste di pagamento scaduto secondo le linee guida di cui sopra.
Linee guida per l'invio di richieste se sei abilitato all'ERS
Se sei abilitato ERS con una sede Cargill e hai una richiesta di pagamento, contatta il tuo acquirente Cargill. D o non presentare le fatture con la vostra richiesta di rapporti con i fornitori . Per richieste di pagamento relative a una transazione ERS, includere le seguenti informazioni nella richiesta:
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Documenti giustificativi (distinte di imballaggio, prova di consegna, conferma d'ordine o simili)
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Cargill PO #
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Elemento pubblicitario n. E descrizione compreso il valore dell'articolo e il valore totale della riga.
Se desideri maggiori informazioni su ERS, visita la sezione ERS della pagina Ordini di acquisto
