Fatturazione - EMEA - Italia

Panoramica

Valoriamo le nostre partnership con i nostri fornitori e ci impegniamo a rendere semplice fare affari con Cargill. Comprendiamo quanto sia importante che i nostri fornitori vengono pagati in modo tempestivo, quindi ti invitiamo a seguire attentamente le istruzioni su come creare e inviare una fattura per evitare errori che potrebbero comportare ritardi di pagamento.

Cargill non elabora le fatture inviate via fax nell'IT  e consiglia vivamente di utilizzare mezzi elettronici(eInvoice o e-mail) per garantire un pagamento rapido. I fornitori nazionali devono inviare le loro fatture a SDI. Sebbene la fatturazione cartacea rimanga un'opzione  nella regione, ti consigliamo di utilizzare opzioni elettroniche laddove consentito dalla legge in modo da poter elaborare rapidamente la fattura.

NOTA DI RETE ARIBA: Alcuni dei contenuti specifici di questa sezione potrebbero non essere applicabili alle transazioni cargill Ariba Network (AN).  Per informazioni sulle transazioni AN, fare riferimento alla sezione Understanding Ariba di Supplier Central. 

Stato fattura

Per le fatture correlate ad Ariba, controllare lo stato del portale Ariba. 

Per tutte le altre fatture contattare le relazioni con i fornitori (vedere la tabella dei contatti chiave di seguito). Riceverai immediatamente un numero di biglietto e una corrispondenza dai rapporti di fornitura entro tre giorni lavorativi.  Assicurati di inviare una nuova e-mail per ricevere un nuovo numero di biglietto per ogni richiesta di fatturazione. Le e-mail che fanno riferimento a numeri di biglietto chiusi o senza numeri di biglietto non riceveranno risposta.

NOTA LEGALE/FISCALE: Le informazioni contenute in questa sezione non sono destinate a fornire indicazioni sui requisiti legali/fiscali. Comprendere e rispettare i requisiti legali/fiscali rimane responsabilità dei fornitori. Inoltre, non abbiamo fornito un elenco esaustivo dei requisiti per le transazioni con Cargill. Potrebbero esserci altri requisiti specifici per la transazione.

Rivedi Supplier Central

La tua domanda o preoccupazione può ricevere risposta dalle informazioni in Supplier Central. Visita la nostra pagina di destinazione principale per alcune esigenze e preoccupazioni comuni. Incoraggiamo i fornitori a visitare regolarmente Supplier Central, in particolare la sezione Annunci, per essere consapevoli delle modifiche ai processi e alle politiche.

Contatta il tuo acquirente

Le informazioni di contatto per l'acquirente Cargill dovrebbero essere su ogni ordine di acquisto o e-mail che autorizza l'evento di acquisto. I fornitori devono indirizzare conferme, domande e / o informazioni riguardanti uno specifico ordine di acquisto o un evento di acquisto al contatto Cargill elencato nell'ordine di acquisto.

NOTA: gli acquirenti non rispondono a domande relative a pagamenti scaduti o accordi da parte di Cargill; tali richieste devono essere indirizzate alle relazioni con i fornitori (vedere di seguito). 

Hai ancora un problema?   Contatta le relazioni con i fornitori

Contatta le relazioni con i fornitori inviando un'e- mail a [email protected] per tutte le preoccupazioni relative a:     

• Problemi con pagamenti scaduti

• Richieste o domande sugli avvisi di rimessa

• Generali fattura indagini

• Aggiorna le informazioni sulla società, inclusi indirizzo, contatto o informazioni bancarie

Cosa posso aspettarmi quando contatto le relazioni con i fornitori?

• Riceverai un'e-mail di conferma che abbiamo ricevuto la tua richiesta con un numero di incidente. È possibile aspettarsi un'e-mail di risposta automatica dalla casella e-mail Relazioni con il fornitore all'e-mail da cui è stata inviata la richiesta. La risposta automatica ti dirà cosa aspettarti e ti guiderà nella gestione della tua richiesta. Se non si riceve questa risposta, verificare di aver inviato un'e- mail all'indirizzo corretto o controllare i file di posta indesiderata e intraprendere azioni correttive per ricevere future risposte tramite posta elettronica.    

• Le relazioni con i fornitori di Cargill registrano tutte le richieste in un sistema di gestione degli incidenti, che assegna un numero di ticket a ciascuna richiesta.

Una volta ottenuto il numero del biglietto, segui questi suggerimenti CHIAVE:

• Si prega di rispondere alla risposta delle relazioni con i fornitori con il ticket # nella riga dell'oggetto per eventuali comunicazioni di follow-up. NON modificare la riga dell'oggetto o l'indirizzo e-mail. Ciò garantirà che non vengano create richieste duplicate per lo stesso problema. Garantirà inoltre che la tua risposta venga indirizzata al membro dello staff che lavora il ticket e ti aiuti ad accelerare le risposte.

• Non inviare fatture con la tua richiesta se sei abilitato ERS con una sede Cargill. Invece, si prega di contattare l'acquirente

Linee guida generali per l'invio di richieste alle relazioni con i fornitori

• Invia le tue richieste via email! Il metodo di comunicazione preferito da Cargill è l'e-mail 

• Fai un tipo di domanda per richiesta. Ad esempio, non inviare una richiesta di pagamento scaduto con una notifica di nuovo indirizzo. Allo stesso modo, assicurati di inviare una richiesta separata per ogni attività che supporti.

• Dacci quante più informazioni possibili. Compila TUTTE le informazioni nell'e-mail precompilata e allegando tutti i documenti giustificativi.

• Leggi le risposte che ricevi dalle relazioni con i fornitori e segui le indicazioni. Se le informazioni sono richieste alle relazioni con i fornitori, rispediscile allegate alla catena di e-mail di richiesta secondo le istruzioni (non inviare le informazioni richieste tramite una nuova catena di e-mail).

• Gestisci le tue richieste. I dipendenti di Cargill non devono presentare richieste per tuo conto.

• Evitare CC ing altri indirizzi e-mail sul inchieste a meno Relazioni Fornitore richieda specificamente di farlo. Le relazioni con i fornitori rispondono solo all'e-mail del fornitore che ha inviato la richiesta. 

• Si prega di evitare di CCing Supplier Relations se la vostra richiesta è intesa per le relazioni con i fornitori in quanto non genererà Ticket. Le relazioni con i fornitori devono essere nel campo "A". 

• Invia ogni richiesta una volta, utilizzando la stessa catena di e-mail per la comunicazione avanti e indietro. Le nuove e-mail creano duplicazioni che possono creare confusione e creeranno lavoro extra per le relazioni con i fornitori e un possibile ritardo nella loro risposta. 

• Si prega di non inoltrare e-mail di marketing / promozionali in quanto ciò genererà biglietti.

Linee guida per la presentazione di richieste scadute

• Includere copie della fattura o la relativa documentazione (ad es. Documento di trasporto, polizza di carico o avviso di rimessa, a seconda dei casi) in modo che le relazioni con i fornitori possano rispondere in modo efficiente alla richiesta.

• Ricorda che le relazioni con i fornitori riesaminano solo i saldi scaduti. Lo scaduto è definito dai termini di pagamento di un ordine di acquisto o di un contratto di acquisto, salvo diversamente definito dal contatto di Cargill. Le richieste di pagamento per pagamenti non ancora scaduti verranno respinte al fornitore.

Linee guida per l'invio di richieste di informazioni sulle discrepanze di pagamento / credito

Se una risposta dalle relazioni con i fornitori mostra che è stato effettuato un pagamento parziale e hai bisogno di chiarimenti sulla differenza, rispondi alle relazioni con i fornitori con una richiesta di contabilizzazione della differenza in modo da poter applicare correttamente il pagamento e cancellare la differenza come richiesto.

Linee guida per le richieste relative agli avvisi di rimessa o alla domanda di pagamento

Per ricevere l' avviso di rimessa automatico o la domanda di pagamento , fornire le seguenti informazioni:

• Numero di pagamento Cargill

• Indirizzo e-mail valido

• Data

• Quantità

Se sono necessarie ulteriori informazioni su un avviso di rimessa ricevuto da Cargill, fornire una copia dell'avviso di rimessa per riferimento.

Linee guida per l'invio degli estratti conto a Cargill

• L'estratto conto generato automaticamente deve essere indirizzato a [email protected] Gli estratti conto inviati ai canali di fatturazione verranno eliminati

• Mandaci una email   

• Gli estratti conto devono includere le seguenti informazioni:

  • Numero di fattura

  • Data

  • Quantità

  • Ordine di acquisto di Cargill

  • Nome della persona giuridica di Cargill

  • Indirizzo legale di Cargill

NOTA BENE Le relazioni con i fornitori riesaminano solo i saldi scaduti. Lo scaduto è definito dai termini di pagamento di un ordine di acquisto o di un contratto di acquisto, salvo diversamente definito dal contatto di Cargill. Le richieste di pagamento per pagamenti non ancora scaduti verranno respinte al fornitore. 

Cargill si impegna a rivedere tutti gli estratti conto presentati alle relazioni con i fornitori, ma non può garantirlo in tutti i casi. I fornitori devono inviare richieste di pagamento scaduto secondo le linee guida di cui sopra. 

Linee guida per l'invio di richieste se sei abilitato all'ERS

Se sei abilitato ERS con una sede Cargill e hai una richiesta di pagamento, contatta il tuo acquirente Cargill. D o non presentare le fatture con la vostra richiesta di rapporti con i fornitori . Per richieste di pagamento relative a una transazione ERS, includere le seguenti informazioni nella richiesta:

• Documenti giustificativi (distinte di imballaggio, prova di consegna, conferma d'ordine o simili)

• Cargill PO #

• Elemento pubblicitario n. E descrizione compreso il valore dell'articolo e il valore totale della riga.

Se desideri maggiori informazioni su ERS, visita la sezione ERS della pagina Ordini di acquisto  

Quali informazioni devo includere nella fattura?

Fare clic sulla scheda  Requisiti  per visualizzare le informazioni necessarie in tutte le fatture per garantire un'elaborazione tempestiva dei pagamenti ed evitare la revisione manuale.

NOTA: per i fornitori che sono stati aggiornati a SAP, è particolarmente fondamentale che i valori che invii sulla fattura corrispondano ai valori corrispondenti nell'ordine di acquisto.

Quali sono i requisiti di invio e formato delle fatture che devo seguire?

Fare clic sulla scheda Requisiti per  visualizzare i requisiti di invio e formato.

Dove devo inviare la fattura?

Cargill non accetta fatture inviate via fax. Tutti i fornitori nazionali devono inviare le loro fatture a SDI. Se sei un fornitore straniero,  devi  essere inviato via e-mail a [email protected]  l'elaborazione.  Questo indirizzo e-mail deve essere utilizzato SOLO per l'invio delle fatture. Tutti gli altri documenti o dichiarazioni inviati a questa e-mail verranno eliminati. Se non sei sicuro se o dove dovresti inviare una fattura a Cargill, verifica le istruzioni nell'ordine di acquisto o  con il tuo contatto Cargill. Le informazioni su Supplier Central sono intese come linee guida generali e dovresti seguire tutte le istruzioni specifiche che ricevi. Vedi l'elenco dei contatti in fondo a questa pagina per ulteriori modi per raggiungerci. 

Non inviare fatture a [email protected]  nei seguenti casi:

• Se sei un fornitore nazionale

• Se la transazione è ERS o una corrispondenza tra due documenti (per ulteriori informazioni, vedere la sezione Liquidazione carico valutata della pagina Ordini fornitore).

• Se le istruzioni sullo stato dell'ordine fornitore si alternano le posizioni di invio delle fatture

• Se la transazione si trova in Ariba Network. Le transazioni AN devono essere completate in AN (inclusa la fatturazione quando applicabile) per le transazioni che devono essere pagate da Cargill.

Cosa devo fare se ho inviato una fattura e il pagamento sembra essere in ritardo?

Le fatture possono essere contestate per una serie di motivi e saranno sempre rispedite all'indirizzo e-mail del fornitore insieme ai motivi per cui la fattura viene contestata. Di seguito sono riportati alcuni esempi. Si prega di contattare le relazioni con i fornitori via e-mail se una di queste situazioni si applica alla fattura:

• Nessun numero di ordine fornitore citato nella fattura (contatta il tuo acquirente Cargill)

• Nessuna fattura conforme alle normative provinciali

• Ritardo nella ricezione di beni o servizi da parte di Cargill

• Il numero dell'ordine fornitore citato è ora completamente utilizzato

• Il numero dell'ordine fornitore non corrisponde all'ordine emesso da Cargill

• Il numero dell'ordine fornitore non corrisponde alla descrizione o alle date della fattura

• Unità di misura e prezzo unitario nella fattura non corrispondente all'ordine fornitore

• Più fatture in un documento PDF. Si prega di inviare una fattura per file PDF

Cosa devo fare se non riesco a soddisfare tutti i requisiti per l'invio della fattura?

Per istruzioni, vedere  la  scheda Query fornitore.