Fakturowanie - EMEA - Polska

Ważne informacje

Cenimy sobie współpracę z naszymi dostawcami i dokładamy wszelkich starań, aby ułatwić prowadzenie interesów z firmą Cargill. Rozumiemy, jak ważne dla naszych dostawców jest terminowe otrzymywanie płatności, dlatego zachęcamy do dokładnego zapoznania się z instrukcją tworzenia i składania faktur, aby uniknąć błędów mogących skutkować opóźnieniami w płatnościach.          

Cargill nie przetwarza faktur przesłanych faksem i zdecydowanie zaleca stosowanie środków elektronicznych (e-Faktura lub wiadomość e-mail) w celu zapewnienia szybkiej płatności. Chociaż faktury papierowe nadal są możliwe w innych regionach, zalecamy korzystanie z opcji elektronicznych tam, gdzie jest to prawnie dozwolone, abyśmy mogli sprawnie przetwarzać faktury.

UWAGA DOTYCZĄCA SIECI ARIBA: Niektóre szczegółowe treści w tej części mogą nie mieć zastosowania do transakcji Cargill w sieci Ariba (AN).  Informacje na temat transakcji AN można znaleźć w sekcji „Understanding Ariba” (Informacje o sieci Ariba) na stronie Supplier Central. 

Status faktury

W przypadku faktur powiązanych z systemem Ariba należy sprawdzić status w portalu Ariba. 

 

W przypadku pozostałych faktur należy kontaktować się z zespołem ds. relacji z dostawcami (patrz tabela głównych kontaktów poniżej). Niezwłocznie otrzymasz numer zgłoszenia, a zespół ds. relacji z dostawcami skontaktuje się z Tobą w ciągu trzech dni roboczych.  Należy wysłać nową wiadomość e-mail, aby otrzymać nowy numer zgłoszenia dla każdego zapytania dotyczącego faktury. Nie odpowiemy na wiadomości e-mail odnoszące się do numerów zamkniętych zgłoszeń lub bez numeru zgłoszenia.

 

UWAGA PRAWNA/PODATKOWA: Informacje zawarte w tej części nie mają na celu zapewnienia wskazówek dotyczących wymagań prawnych/podatkowych. Zrozumienie i spełnienie wymogów prawnych/podatkowych pozostaje w gestii dostawców. Nie przedstawiliśmy również wyczerpującej listy wymagań dotyczących współpracy z firmą Cargill. Mogą istnieć inne wymagania właściwe dla danej transakcji. 

 

Omówienie Supplier Central

Na Twoje pytanie lub wątpliwości mogą odpowiadać informacje znajdujące się na stronie Supplier Central. Odwiedź naszą główną stronę docelową, aby poznać niektóre powszechne potrzeby i obawy. Zachęcamy dostawców do regularnego odwiedzania strony Supplier Central, w szczególności sekcji Ogłoszenia, aby pozostać na bieżąco ze zmianami procesów i zasad.

Skontaktuj się z nabywcą

Dane kontaktowe nabywcy Cargill powinny być podane w każdym PO lub wiadomości e-mail z zatwierdzeniem zakupu. Dostawcy powinni kierować potwierdzenia, pytania i/lub informacje dotyczące konkretnego PO lub zakupu do osoby kontaktowej Cargill wymienionej na PO.

UWAGA: Nabywcy nie odpowiadają na pytania związane z opóźnionymi płatnościami lub rozliczeniami od firmy Cargill; zapytania te należy kierować do działu ds. relacji z dostawcami (patrz poniżej).

Masz jeszcze pytania?  Skontaktuj z działem ds. relacji z dostawcami

Skontaktuj się z działem ds. relacji z dostawcami wysyłając e-maile na adres [email protected] we wszystkich poniższych kwestiach:  

• Problemy z opóźnieniem płatności

• Prośby o przesłanie lub pytania dotyczące powiadomień o przekazach

• Ogólne zapytania dotyczące faktur

• Aktualizacja informacji o firmie, w tym adresu, kontaktu lub danych bankowych

Czego mogę oczekiwać kontaktując się z działem ds. relacji z dostawcami?

• Otrzymasz wiadomość e-mail potwierdzającą otrzymanie zapytania z numerem zdarzenia. Ze skrzynki mailowej działu ds. relacji z dostawcami możesz oczekiwać automatycznej odpowiedzi na wiadomość, na adres z której wysłano zapytanie.   Automatyczna odpowiedź powie Ci, czego się spodziewać i udzieli wskazówek dotyczących zarządzania zapytaniem.  Jeśli nie otrzymasz tej odpowiedzi, sprawdź czy napisałeś na poprawny adres e-mail lub sprawdź folder spamu i podejmij odpowiednie kroki w celu otrzymywania wiadomości z odpowiedziami w przyszłości.

•  Dział ds. relacji z dostawcami Cargill rejestruje wszystkie zapytania w systemie zarządzania zdarzeniami, który przypisuje numer zgłoszenia do każdego zapytania.

Jeśli masz numer zgłoszenia, postępuj zgodnie z poniższymi GŁÓWNYMI wskazówkami:

• W przypadku dalszej korespondencji odpowiadaj na wiadomości od działu ds. relacji z dostawcami podając numer zgłoszenia w temacie NIE NALEŻY zmieniać tematu ani adresu e-mail. Dzięki temu dla tego samego problemu nie będą tworzone duplikaty zapytania. Zapewni to również, że Twoje odpowiedzi będą kierowane do pracownika obsługującego zgłoszenie i pomoże w przyspieszeniu odpowiedzi.

• Nie należy przesyłać faktur z zapytaniem, jeśli z lokalizacją Cargill stosujesz ERS. Zamiast tego skontaktuj się z nabywcą

Ogólne wytyczne dotyczące przesyłania zapytań do działu ds. relacji z dostawcami

• Wysyłaj wiadomości e-mail z zapytaniami!  Preferowaną przez Cargill metodą komunikacji jest poczta elektroniczna

• W każdym zapytaniu zamieść jeden rodzaj pytania. Na przykład nie należy przesyłać zapytania o opóźnioną płatność wraz z informacją o nowym adresie. Podobnie, prosimy o wysłanie osobnego zapytania dla każdej firmy, którą obsługujesz.

• Podaj nam jak najwięcej informacji. Wpisz WSZYSTKIE informacje we wstępnie wypełnionej wiadomości e-mail i dołącz wszystkie dokumenty pomocnicze.

• Zapoznaj się z odpowiedziami uzyskanymi od działu ds. relacji z dostawcami i postępuj zgodnie ze wskazówkami. Jeśli dział ds. relacji z dostawcami prosi o przekazanie informacji, należy je odesłać w wątku korespondencji mailowej dotyczącej danego zapytania zgodnie z instrukcją (nie przesyłaj żądanych informacji w nowym wątku).

• Zarządzaj swoimi zapytaniami. Pracownicy Cargill nie powinni przesyłać zapytań w Twoim imieniu.

• Należy unikać wysyłania zapytań na wiele adresów e-mail, chyba że dział ds. relacji z dostawcami wyraźnie o to poprosi. Dział ds. relacji z dostawcami odpowiada tylko na adres e-mail dostawcy, z którego przesłano zapytanie. 

• Należy unikać dodawania adresu działu ds. relacji z dostawcą w DW, jeśli zapytanie jest skierowane do tego działu, ponieważ nie generuje to zgłoszenia. Adres działu ds. relacje z dostawcami powinien być podany w polu „DO”.

• Wyślij każde zapytanie raz, używając tego samego wątku do dalszej komunikacji.  Nowe wiadomości e-mail tworzą duplikaty, które mogą być mylące i generować dodatkową pracę dla działu ds. relacji z dostawcami oraz powodować ewentualne opóźnienia w udzieleniu odpowiedzi.

• Nie przesyłaj wiadomości marketingowych/promocyjnych, ponieważ będą one generować zgłoszenia.

Wytyczne dla przesyłania zapytań o opóźnienia

Należy dołączyć kopie faktur lub powiązaną dokumentację (np. list przewozowy, konosament lub powiadomienie o przelewie, stosownie do przypadku), aby dział ds. relacji z dostawcami mógł sprawnie odpowiedzieć na zapytanie.

Pamiętaj, że dział ds. relacji z dostawcami dokonuje tylko przeglądu zaległych płatności. Opóźnienie w płatności określone jest na podstawie warunków płatności w PO lub umowie zakupu, chyba że przedstawiciel Cargill określi je inaczej. Zapytania o płatności, które nie są jeszcze należne, zostaną zwrócone do dostawcy.

Wytyczne dla przesyłania zapytań o rozbieżności w płatnościach/kredytach

Jeśli odpowiedź z działu ds. relacji z dostawcami pokazuje, że została dokonana płatność częściowa i chcesz wyjaśnić różnicę, należy przesłać odpowiedź do działu ds. relacji z dostawcami z prośbą o zaksięgowanie różnicy, aby można było prawidłowo rozliczyć płatność i wyrównać różnicę w razie potrzeby.

Wytyczne dla przesyłania zapytań dotyczących powiadomień o przelewach lub wniosków o wypłatę

W celu otrzymania automatycznego powiadomienia o przelewie lub w przypadku wniosku o płatność należy podać następujące informacje:

• Numer płatności Cargill

• Ważny adres e-mail 

• Data

• Kwota

Jeśli na powiadomieniu o przelewie otrzymanym od Cargill potrzebne są dodatkowe informacje, prosimy o przesłanie do nas kopii powiadomienia o przelewie w celach referencyjnych.

Wytyczne dotyczące przesyłania do Cargill potwierdzenia stanu rozliczeń

• Automatycznie wygenerowane potwierdzenie stanu rozliczeń powinno być kierowane na adres [email protected] Potwierdzenia przesyłane w kanałach przeznaczonych dla faktur zostaną usunięte

•  Wyślij do nas wiadomość e-mail   

• Potwierdzenie stanu rozliczeń musi zawierać następujące informacje:

  • Numer faktury

  • Data

  • Ilość

  • Zamówienie Cargill

  • Nazwa podmiotu prawnego Cargill

  • Adres prawny Cargill

UWAGA Dział ds. relacji z dostawcami tylko analizuje zaległe salda. Termin płatności określony jest w umowie zamówienia lub zakupu, chyba że kontakt z Cargill stanowi inaczej. Zapytania o płatności, które nie są jeszcze należne, zostaną odrzucone dostawcy.

Cargill stara się przeanalizować wszystkie potwierdzenia stanu rozliczeń przesłane do działu ds. relacji z dostawcami, ale nie możemy zagwarantować tego we wszystkich przypadkach.  Dostawcy powinni przesyłać zapytania dotyczące zaległych płatności zgodnie z powyższymi wytycznymi.

Wytyczne wysyłania zapytań, jeśli podlegasz ERS

Jeśli podlegasz ERS w transakcjach zdaną lokalizacją Cargill i masz zapytanie dotyczące płatności, skontaktuj się ze swoim nabywcą Cargill. Nie przesyłaj faktur z zapytaniem do działu ds. relacji z dostawcami. W przypadku zapytań dotyczących płatności w ramach transakcji ERS, zamieścić w swoim zapytaniu następujące informacje:

• Dokumenty pomocnicze (listy przewozowe, dowody dostawy, potwierdzenia zamówienia lub inne podobne dokumenty)

• Nr PO Cargill

• Nr linii pozycji i opis zawierający wartość pozycji i całkowitą wartość linii.

Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat ERS, przejdź do sekcji ERS na stronie Zamówienia

Jakie informacje muszę zawrzeć na fakturze?

Kliknij zakładkę Wymagania, aby wyświetlić informacje wymagane na wszystkich fakturach, aby zapewnić terminowe przetwarzanie płatności i uniknąć ręcznego przeglądu.

UWAGA: W przypadku dostawców, którzy zostali przeniesieni do systemu SAP, szczególnie ważne jest, aby wartości podane na fakturze odpowiadały wartościom podanym na PO.

Jakie są wymagania dotyczące przesyłania i formatu faktury, których muszę przestrzegać?

Kliknij zakładkę Wymagania , aby wyświetlić wymagania dotyczące przesyłania i formatu.

Gdzie należy przesłać fakturę?

Cargill nie przyjmuje faktur przesłanych faksem. W celu przesyłania faktur w formacie PDF dostawca musi podpisać „Umowę dotyczącą elektronicznych faktur” i korzystać wyłącznie z kanału e-faktury. Jeśli nie zostałeś poinstruowany inaczej, faktury dla Cargill należy przesyłać e-mailem na adres [email protected] w celu ich przetworzenia. Ten adres e-mail powinien być wykorzystywany TYLKO do wystawiania faktur. Wszelkie inne dokumenty lub oświadczenia przesłane na ten adres zostaną usunięte. Jeśli nie masz pewności czy i gdzie należy wysłać fakturę do Cargill, sprawdź instrukcje w zamówieniu lub skontaktuj się z przedstawicielem Cargill. Informacje na stronie Supplier Central mają charakter ogólnych wytycznych i należy postępować zgodnie z konkretnymi instrukcjami, które otrzymujesz. Dodatkowe sposoby skontaktowania się z nami można znaleźć na liście kontaktów na dole tej strony. 

Nie należy przesyłać faktur na adres [email protected] w następujących przypadkach:

• Jeśli nie ma podpisanej umowy dotyczącej elektronicznych faktur.

• Jeśli transakcja podlega ERS lub dopasowaniu dwóch dokumentów (patrz punkt Zakup bez faktury na stronie Zamówienie, aby uzyskać więcej informacji.)

• Jeśli instrukcje na PO podają inną lokalizację przesyłania faktur

• Jeśli transakcja odbywa się w sieci Ariba. Transakcje AN muszą być realizowane w AN (w tym w stosownych przypadkach fakturowanie), aby Cargill opłaciła transakcję.

Co mam zrobić, jeśli przesłałem fakturę, a płatność wydaje się być opóźniona?

Faktury mogą być kwestionowane z wielu powodów i zawsze będą wysyłane z powrotem na adres e-mail dostawcy wraz z uzasadnieniem zakwestionowania faktury. Poniżej podajemy kilka przykładów. Jeśli jedna z tych sytuacji dotyczy Twojej faktury, należy skontaktować się drogą mailową z działem relacji z dostawcami:

• Numer PO nie jest podany na fakturze (Skontaktuj się z nabywcą Cargill)

• Faktura niezgodna z przepisami krajowymi

• Opóźnienie odbioru towarów lub usług przez Cargill

• Podany numer zamówienia był już wykorzystany

• Numer zamówienia nie odpowiada numerowi zamówienia wydanego przez Cargill

• Numer zamówienia nie jest zgodny z opisem/datami na fakturze

• Jednostka miary i cena jednostkowa na fakturze nie są takie jak na zamówieniu

• Wiele faktur w jednym dokumencie PDF. Należy wysłać jedną fakturę w pliku PDF

Co zrobić, jeśli nie mogę spełnić wszystkich wymagań dotyczących przesyłania faktur?

Instrukcje można znaleźć w zakładce Zapytania dostawców.